หนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร ? เตรียมอย่างไรให้กู้ผ่านฉลุย

สำหรับพนักงานประจำหรือมนุษย์เงินเดือนที่กำลังวางแผนขอสินเชื่อ หรือทำบัตรเครดิต นอกจากการเตรียม Bank Statement ให้เรียบร้อยแล้ว “หนังสือรับรองเงินเดือน” ก็ถือเป็นอีกหนึ่งเอกสารสำคัญที่ขาดไม่ได้ เพราะเป็นหลักฐานยืนยันที่มาของรายได้ ซึ่งจะช่วยให้การอนุมัติสินเชื่อราบรื่นยิ่งขึ้น บทความนี้ Krungsri The COACH จะพาทุกคนไปเช็กรายละเอียดที่ต้องมีในหนังสือรับรองเงินเดือน รวมไปถึงวิธีขอเอกสาร เพื่อเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับทุกธุรกรรมที่ต้องการ หนังสือรับรองเงินเดือน (Salary Certificate) คือ เอกสารอย่างเป็นทางการที่ออกให้โดยบริษัท หรือนายจ้าง เพื่อรับรองสถานะการเป็นพนักงาน ตำแหน่งงาน อายุงาน และที่สำคัญที่สุดคือเพื่อยืนยันอัตรา “เงินเดือน” ที่พนักงานได้รับในแต่ละเดือน โดยจำนวนเงินที่ระบุในเอกสารนี้จะเป็นฐานเงินเดือนเต็มจำนวน ก่อนหักภาษี ประกันสังคม หรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ทำให้เอกสารฉบับนี้มีความน่าเชื่อถือสูง และเป็นที่ยอมรับของสถาบันการเงินและหน่วยงานต่าง ๆ ในการประเมินความสามารถทางการเงินของบุคคลนั้น ๆ
 

องค์ประกอบที่ต้องมีในเอกสารรับรองเงินเดือน

เพื่อให้หนังสือรับรองเงินเดือนของคุณสมบูรณ์ และน่าเชื่อถือที่สุด ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารมีองค์ประกอบสำคัญเหล่านี้ครบถ้วน

• หัวกระดาษของบริษัท : ควรมีชื่อ โลโก้ ที่อยู่ และข้อมูลการติดต่อของบริษัทอย่างชัดเจน
• ชื่อเอกสาร : ระบุข้อความ “หนังสือรับรองเงินเดือน” (Salary Certificate) ให้เห็นอย่างชัดเจน
• ข้อมูลพนักงาน : ตรวจสอบชื่อ-นามสกุล และตำแหน่งงานปัจจุบันให้ถูกต้อง
• วันที่เริ่มทำงาน : ระบุวันที่เริ่มต้นเข้าทำงานกับบริษัทด้วย เพราะส่วนใหญ่แล้ว การขอสินเชื่อมักมีการกำหนดอายุการทำงานเป็นหนึ่งในคุณสมบัติด้วย
• อัตราเงินเดือน : ระบุจำนวนเงินเดือนปัจจุบันเป็นตัวเลข และตัวอักษรกำกับ (เป็นจำนวนเงินเดือนเต็มก่อนหักค่าใช้จ่าย)
• วัตถุประสงค์ : ระบุอย่างชัดเจนว่า ต้องการนำเอกสารไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์ใด เช่น “เพื่อใช้ประกอบการพิจารณาขอสินเชื่อธนาคาร”
• วันที่ออกเอกสาร : เป็นข้อมูลสำคัญที่ใช้ในการนับอายุของเอกสาร
• ลายเซ็นผู้มีอำนาจ และตำแหน่ง : ต้องลงนามโดยผู้มีอำนาจ เช่น ผู้จัดการฝ่ายบุคคล หรือผู้บริหาร พร้อมระบุตำแหน่ง
• ตราประทับของบริษัท : ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือ และความเป็นทางการให้กับเอกสาร (ถ้ามี)

เพื่อให้คุณเห็นภาพชัดเจนมากยิ่งขึ้น Krungsri The COACH ได้ทำตัวอย่างหนังสือรับรองมาให้ดูแล้ว สำหรับใครที่ต้องการดูรูปแบบ หรือนำไปปรับใช้ สามารถดาวน์โหลดตัวอย่างหนังสือรับรองเงินเดือนเพื่อเป็นแนวทางได้เลย
  ในการยื่นขอสินเชื่อกับธนาคาร หนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารที่มีความสำคัญอย่างยิ่ง เพราะเป็นหลักฐานชิ้นสำคัญที่ธนาคารใช้ประเมินความมั่นคง และความสามารถในการชำระหนี้ของผู้ขอสินเชื่อ โดยธนาคารจะพิจารณาจากข้อมูลในเอกสาร เช่น ฐานเงินเดือนที่แน่นอน เพื่อคำนวณความสามารถในการผ่อนชำระต่อเดือน และอายุงานที่แสดงถึงความมั่นคงในอาชีพการงาน ซึ่งข้อมูลเหล่านี้ล้วนเป็นปัจจัยที่ส่งผลโดยตรงต่อการพิจารณาอนุมัติวงเงิน อัตราดอกเบี้ย และเงื่อนไขต่าง ๆ ของสินเชื่อนั่นเอง ประโยชน์ของหนังสือรับรองเงินเดือน ไม่ได้จำกัดอยู่แค่การขอสินเชื่อเท่านั้น แต่ยังสามารถนำไปใช้ในธุรกรรมอื่น ๆ ได้อีกมากมาย เช่น
 

ขอวีซ่าต่างประเทศ

สถานทูตของหลายประเทศต้องการหนังสือรับรองเงินเดือน (ซึ่งส่วนใหญ่มักจะต้องเป็นฉบับภาษาอังกฤษ) เพื่อใช้เป็นหลักฐานยืนยันว่า ผู้ยื่นขอวีซ่ามีหน้าที่การงานที่มั่นคงในประเทศของตนเอง และมีความสามารถทางการเงินเพียงพอสำหรับค่าใช้จ่ายในการเดินทาง
 

ใช้สมัครงาน

ในการสมัครงานใหม่ หลายบริษัทมักจะขอเอกสารรับรองเงินเดือน หรือสลิปเงินเดือนจากที่ทำงานเก่า เพื่อใช้เป็นเอกสารอ้างอิงในการพิจารณาโครงสร้างเงินเดือน และผลตอบแทนสำหรับตำแหน่งงานใหม่ และยังสามารถใช้เป็นเครื่องมือในการต่อรองเงินเดือนได้อีกด้วย
 

ขอรับสวัสดิการจากรัฐ

ในบางกรณี โครงการสวัสดิการ หรือมาตรการช่วยเหลือบางอย่างจากภาครัฐ อาจกำหนดให้ผู้ที่ต้องการลงทะเบียนต้องยื่นเอกสารเพื่อพิสูจน์รายได้ ซึ่งหนังสือรับรองเงินเดือน ก็สามารถใช้เป็นหลักฐานที่น่าเชื่อถือในการยืนยันคุณสมบัติได้
 

ใช้เป็นเอกสารประกอบการทำประกันชีวิต หรือประกันสุขภาพ

บริษัทประกันบางแห่งอาจขอเอกสารรับรองเงินเดือน เพื่อใช้ประกอบการพิจารณาวงเงินความคุ้มครองที่เหมาะสมกับไลฟ์สไตล์ และสถานะทางการเงินของผู้เอาประกัน ทำให้สามารถออกแบบแผนประกันที่ตอบโจทย์ความต้องการได้อย่างครอบคลุม
  อีกหนึ่งสิ่งสำคัญที่คุณต้องรู้ก็คือ เอกสารรับรองเงินเดือนมีอายุการใช้งานจำกัด โดยจะเริ่มนับจาก “วันที่ออกเอกสาร” ซึ่งระยะเวลาที่ใช้งานได้จะแตกต่างกันไปตามวัตถุประสงค์ ดังนี้

• สำหรับใช้ติดต่อธนาคาร : ส่วนใหญ่จะขอไม่เกิน 1 เดือน หรือ 30 วัน เนื่องจากสถาบันการเงินต้องการข้อมูลที่เป็นปัจจุบันที่สุดเพื่อประเมินความเสี่ยง
• สำหรับใช้ขอวีซ่าต่างประเทศ : เช่นเดียวกับการติดต่อธนาคาร สถานทูตส่วนใหญ่จะยอมรับเอกสารที่มีอายุไม่เกิน 1 เดือน หรือ 30 วัน เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลทางการเงินของผู้ขอวีซ่าเป็นข้อมูลล่าสุด
• สำหรับติดต่อหน่วยงานราชการ : โดยทั่วไปแล้ว หากนำไปใช้กับหน่วยงานราชการ เอกสารจะมีอายุการใช้งานไม่เกิน 3 เดือน หรือ 90 วัน

หลายคนอาจสับสนระหว่างหนังสือรับรองเงินเดือน และสลิปเงินเดือน แม้จะเป็นเอกสารเกี่ยวกับรายได้เหมือนกัน แต่ก็มีความแตกต่างที่สำคัญ คือ หนังสือรับรองเงินเดือนเป็นจดหมายรับรองอย่างเป็นทางการที่สรุปข้อมูลสำคัญ เช่น ตำแหน่งงานและฐานเงินเดือนโดยไม่มีการแจกแจงรายละเอียดรายรับอื่น ๆ หรือรายการหักต่าง ๆ ทำให้มีความน่าเชื่อถือสูง และเหมาะกับการทำธุรกรรมใหญ่ ๆ

ส่วนสลิปเงินเดือน คือเอกสารที่แสดง “รายละเอียด” ของรายได้ในแต่ละเดือน ทั้งเงินเดือน ค่าล่วงเวลา โบนัส และรายการหักทั้งหมด เช่น ภาษี ประกันสังคม เพื่อให้พนักงานเห็นภาพรวมของรายรับสุทธิในเดือนนั้น ๆ
  นอกจากแบบฟอร์มเอกสารรับรองเงินเดือนที่ทำมาให้ทุกคนดาวน์โหลดไปใช้งานแล้ว Krungsri The COACH ยังได้รวบรวมคำถามยอดฮิตเกี่ยวกับหนังสือรับรองเงินเดือนมาตอบให้หายสงสัยกันอีกด้วย
 

1. พนักงานออกเอกสารรับรองเงินเดือนเองได้หรือไม่ ?

ไม่ได้ เอกสารรับรองเงินเดือนต้องออก และลงนามโดยผู้มีอำนาจของบริษัทเท่านั้น เช่น ฝ่ายบุคคล หรือผู้บริหาร การทำเอกสารขึ้นมาเองถือเป็นการปลอมแปลงเอกสาร ซึ่งอาจส่งผลเสียต่อความน่าเชื่อถือ และมีความผิดตามกฎหมายได้
 

2. พนักงานรายวันออกเอกสารรับรองเงินเดือนได้หรือไม่ ?

สามารถขอได้ แต่รูปแบบเอกสารอาจเปลี่ยนเป็น “หนังสือรับรองรายได้” ซึ่งจะระบุประเภทการจ้างงานว่าเป็นพนักงานรายวัน และมักจะแสดงรายได้เป็นยอดเฉลี่ยต่อเดือน โดยคำนวณจากรายได้ย้อนหลังตามจริง
 

3. บุคคลธรรมดาออกเอกสารรับรองเงินเดือนได้ไหม ?

หนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเอกสารที่นายจ้างออกให้ลูกจ้าง ดังนั้น บุคคลธรรมดาที่ไม่ได้อยู่ในสถานะนายจ้าง-ลูกจ้าง เช่น ประกอบอาชีพอิสระ หรือทำธุรกิจส่วนตัว จะไม่สามารถออกเอกสารประเภทนี้ได้
 

4. ถ้าเป็นฟรีแลนซ์ หรือทำธุรกิจส่วนตัว ต้องใช้เอกสารอะไรแทน ?

สำหรับฟรีแลนซ์หรือเจ้าของธุรกิจ สามารถใช้เอกสารอื่น ๆ เพื่อแสดงรายได้แทนได้ เช่น หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (ใบ 50 ทวิ) รายการเดินบัญชีธนาคาร (Statement) ย้อนหลัง 6-12 เดือน หรือหนังสือจดทะเบียนบริษัท (กรณีเป็นเจ้าของกิจการ)
 

5. หนังสือรับรองเงินเดือนกับสลิปเงินเดือนใช้แทนกันได้ไหม ?

ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของแต่ละสถาบันการเงิน หรือหน่วยงาน บางแห่งอาจอนุโลมให้ใช้สลิปเงินเดือนคาร์บอนย้อนหลัง 3-6 เดือนแทนได้ แต่สำหรับการขอสินเชื่อก้อนใหญ่ เช่น สินเชื่อบ้าน หนังสือรับรองเงินเดือนมักเป็นเอกสารที่ถูกกำหนดให้ยื่นเสมอ เพราะมีความเป็นทางการ และน่าเชื่อถือมากกว่า
 

6. หากไม่มีเงินเดือนประจำ จะขอหนังสือรับรองรายได้จากไหน ?

หากทำงานในบริษัท แต่รับรายได้ในรูปแบบอื่น เช่น ค่าคอมมิชชัน สามารถขอให้บริษัทออก “หนังสือรับรองรายได้” โดยระบุรายได้เฉลี่ยต่อเดือนให้ได้เช่นกัน แต่หากเป็นอาชีพอิสระ ต้องใช้เอกสารแสดงรายได้อื่น ๆ ตามที่แนะนำในข้อ 4
 

7. หากเอกสารรับรองเงินเดือนมีข้อมูลผิดพลาดต้องทำอย่างไร ?

ควรแจ้งฝ่ายบุคคล หรือผู้ที่ออกเอกสารให้ทราบทันที เพื่อขอแก้ไข และออกฉบับใหม่ที่ถูกต้อง การยื่นเอกสารที่มีข้อมูลผิดพลาดอาจทำให้การทำธุรกรรมล่าช้า หรือถูกปฏิเสธได้
 
หนังสือรับรองเงินเดือน ไม่ใช่แค่กระดาษแผ่นเดียว แต่เป็นเอกสารสำคัญที่ช่วยยืนยันความมั่นคงทางการเงินและเปิดประตูสู่โอกาสต่าง ๆ ในชีวิต ไม่ว่าจะเป็นการมีบ้านในฝัน รถคันแรก หรือการเพิ่มสภาพคล่องทางการเงิน การทำความเข้าใจและเตรียมเอกสารให้ถูกต้อง ครบถ้วน และทันเวลา จะช่วยให้ทุกการทำธุรกรรมของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น และรวดเร็วยิ่งขึ้น


อ้างอิง

• businessplus.co.th
• flowaccount.com
• col.siam.edu