ปรับตัวให้ทันสถานการณ์ เทคนิค WFH โปรดักทีฟฉบับคนญี่ปุ่น

ข้อดีอย่างหนึ่งของการทำงานที่บ้านคือเราสามารถเลือกโต๊ะทำงานที่ถูกใจเราได้ ทั้งสไตล์ ทั้งสี และฟังก์ชันการใช้งานเพื่อเพิ่มแรงจูงใจให้รู้สึกอยากทำงานมากขึ้น แต่ถ้าใครอยากประยุกต์ใช้โต๊ะที่มีอยู่แล้วในบ้านให้เกิดประโยชน์สูงสุดก็ย่อมได้ สิ่งง่ายสุดที่อยากแนะนำเป็นอันดับแรกคือ การจัดระเบียบโต๊ะทำงานให้เรียบร้อยดูสบายตาเสมอ บนโต๊ะควรมีเฉพาะอุปกรณ์ที่จำเป็นสำหรับการทำงาน อะไรที่ไม่จำเป็นให้เอาออกไปวางไว้ที่อื่นก่อนได้ หรือไม่ก็จัดให้เป็นระเบียบ ยกตัวอย่างเช่น งานของเราใช้แค่โน้ตบุ๊ค 1 เครื่อง สมุด organizer 1 เล่ม ก็วางไว้แค่นั้นเลย ของอย่างอื่นจะเอาออกไปก็ได้ หรือวางไว้บนโต๊ะก็ได้ แต่ต้องไม่วางเกะกะแค่นั้น

เรื่องแสงไฟอาจเป็นเรื่องที่หลายคนละเลย แต่ส่งผลต่อการทำงานในระยะยาวมาก หากเราใช้แสงไฟที่บ้านตามปกติ และนั่งทำงานโดยจ้องหน้าจอโน้ตบุ๊คเป็นหลัก ก็จะอาจเจอปัญหาแสงสีฟ้า (Bluelight) ที่มาจากหลอดไฟในบ้าน และหน้าจอโน้ตบุ๊ค ซึ่งมีความเสี่ยงต่อโรคเกี่ยวกับดวงตาได้

ในปัจจุบันมีโคมไฟที่ออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหาแสงสีฟ้าด้วย ยกตัวอย่างเช่น โคมไฟตั้งโต๊ะของ BULMUDA The Light (แบรนด์เครื่องใช้ไฟฟ้าชื่อดังสัญชาติญี่ปุ่น ที่โด่งดังเรื่องเครื่องปิ้งขนมปัง) ที่เห็นปัญหาของเด็กญี่ปุ่นว่ามีปัญหาเกี่ยวกับสายตามากขึ้นเป็นประวัติการณ์ตั้งแต่เคยเก็บสถิติมา โดยปัจจุบันเด็กญี่ปุ่นชั้นประถม 1 ใน 3 คนมีคุณภาพสายตาต่ำกว่ามาตรฐาน ซึ่งมีสาเหตุจากความนิยมในการใช้งานสมาร์ทโฟนและคอมพิวเตอร์มากขึ้นในปัจจุบัน

โคมไฟตัวนี้มีนวัตกรรมการกระจายแสงทำให้ไม่เกิดแสงเงา และยังใช้ไฟประเภท Sunlight Type LED ที่ลดปริมาณแสงสีฟ้าที่เป็นอันตรายต่อดวงตา และให้แสงใกล้เคียงกับแสงอาทิตย์มากที่สุดทำให้ดีต่อสายตาเรานั่นเอง แม้ผลิตภัณฑ์ตัวนี้มุ่งเน้นแก้ไขปัญหาให้เด็กญี่ปุ่นที่ต้องทำการบ้านอยู่ในห้องแต่ผมคิดว่านวัตกรรมลักษณะนี้จะช่วยสร้างสิ่งแวดล้อมในการทำงานให้ดีขึ้นได้จริงครับ ถ้าใครสนใจเรื่องไฟก็ลองค้นหาเพิ่มเติมเรื่องนี้โดยใช้คีย์เวิร์ดว่า “หลอดไฟ” “อ่านหนังสือ” “ถนอมสายตา” ได้เลยนะครับ มีให้เลือกเยอะมาก

เรื่องคุณภาพอากาศก็เป็นเรื่องที่หลายคนละเลย แต่มีผลต่อคุณภาพการทำงานมาก โดยเฉพาะการทำงานเกี่ยวกับความคิด และไอเดีย ปกติแล้วถ้าเราเดินอยู่ด้านนอกจะมีความเข้มข้นของก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ประมาณ 400-450 ppm แต่ถ้าทำงานในห้องโดยเฉพาะการทำงานในบ้านที่มีพื้นที่คับแคบกว่าการทำงานที่บริษัท แค่หายใจก็อาจมีความเข้มข้นของก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์ในห้องสูงกว่าเดิมแล้ว การมีเครื่องมอนิเตอร์คุณภาพอากาศติดอยู่ในห้องจะช่วยให้เรารู้ว่ารอบโต๊ะทำงานมีสภาพอากาศเป็นอย่างไร มีปริมาณความเข้มข้นของก๊าซคาร์บอนไดออกไซด์มากเกินไปหรือเปล่า หากเห็นว่ามีปริมาณความเข้มข้นมากเกินไปก็แนะนำให้เปิดหน้าต่างถ่ายเทอากาศด้วยนะครับ

เมื่อก่อนผมเองก็มีปัญหาเรื่องนี้ เคยเริ่มทำงานที่บ้านทั้ง ๆ ยังใส่ชุดนอน (วันนั้นไม่มีประชุม web meeting ทำงานได้ด้วยการโทรศัพท์ และส่งเมลเฉย ๆ) ซึ่งค้นพบว่า เมื่อทำงานในชุดนอน สมองเราจะอยู่ในโหมดอยากนอนตลอดเวลาครับ ยิ่งโต๊ะทำงานใกล้เตียงเท่าไหร่ยิ่งแล้วใหญ่เลยครับ (เรื่องนี้ผมเคยดูจากรายการญี่ปุ่นเหมือนกัน เค้าบอกเอาไว้ว่า ถ้าอยากจะเข้าสู่โหมดการนอน ให้เปลี่ยนเป็นชุดนอน จะช่วยให้หลับง่ายขึ้น) ฉะนั้น แม้จะทำงานอยู่บ้าน ไม่ได้เจอใคร ไม่มี Web Meeting ก็ตาม การเปลี่ยนชุดนอนเป็นชุดทำงานจะช่วยกระตุ้นให้สมองรู้ว่าเรากำลังเข้าสู่ “โหมดทำงาน” นะ

เทคนิคข้อนี้ใช้ได้ทั้งคนทำงานออฟฟิศ และคนทำงานแบบ WFH แต่สำหรับคนทำงาน WFH ส่วนตัวแล้วผมคิดว่าต้องอาศัยกำลังใจมากกว่าการทำงานที่ออฟฟิศ เพราะระหว่างวันต้องต่อสู้กับเสียงในหัวของตัวเอง ทั้งความรู้สึกอยากพัก ความรู้สึกท้อระหว่างวัน ถ้าอยู่ที่ออฟฟิศเรายังมีเพื่อนร่วมงานให้เราปรับทุกข์พูดคุยได้ แต่ที่บ้านต้องอาศัยกำลังใจมากขึ้นหลายเท่า กำลังใจนั้นสร้างได้ด้วยความสำเร็จ.. แต่ความสำเร็จนั้นไม่จำเป็นต้องเป็นความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่อะไร เป็นความสำเร็จเล็ก ๆ ง่าย ๆ เมื่อเริ่มต้นวันก็ได้ ทุก ๆ เช้าเมื่อเริ่มต้นงานผมจะหยิบกระดาษ A4 ขึ้นมาวางบนโต๊ะ ใช้ปากกา 4 สีตีเส้นให้ได้ช่องสี่เหลี่ยมทั้งหมด 16 ช่อง แล้วลงมือเขียน To do List สิ่งที่ต้องทำในวันนั้น กิจกรรมทั้งหมดนี้ใช้เวลาเพียงแค่ 5 นาที เมื่อทำกิจกรรมนี้เสร็จทุกครั้งผมจะรู้สึกว่า นี่คือเรื่องง่าย ๆ ที่เราทำเสร็จได้ในทุก ๆ วัน ที่สำคัญยังช่วยให้ผมรู้ว่าวันนั้น ๆ ต้องทำอะไรบ้าง ควรทำอะไรเสร็จก่อนเสร็จหลังดี เพื่อน ๆ ก็สามารถหากิจกรรมสร้างความสำเร็จเล็ก ๆ เมื่อเริ่มต้นวันได้ ยกตัวอย่างเช่น ตอบเมล 5 อีเมลตอนเริ่มงาน, อ่านบทความที่เกี่ยวข้องและมีประโยชน์ 1 บทความก่อนเริ่มงาน พอทำสิ่งเหล่านี้เสร็จแล้วให้รู้สึกดีใจกับความสำเร็จที่ทำเสร็จเป็นอย่างแรกในวันครับ

เพื่อน ๆ คนไหนอยากรู้ว่าผมทำอะไรทุกครั้งตอนเช้าก่อนเริ่มงาน สามารถเข้าไปดูได้ที่นี่เลยครับ

Pomodoro Technique เป็นเทคนิคที่เป็นที่รู้จักอย่างกว้างขวางในหมู่คนที่ต้องการสร้างงานให้มีประสิทธิภาพสูง (High Productivity) โดยใช้วิธีการแบ่งเวลาออกเป็น 25 นาที และพักเบรก 5 นาที ทำแบบนี้ซ้ำ ๆ กัน 4 รอบก็จะครบ 1 ชั่วโมง ผมใช้เทคนิคนี้บ่อยมาก ทุกครั้งที่เริ่มต้นงานจะเปิดคลิป YouTube ที่มีเพลง background ที่เอื้อต่อการสร้างสมาธิระหว่างการทำงาน และยังจับเวลาในแบบ Pomodoro Technique ด้วย ใครสนใจอยากลองทำดูแนะนำให้ Search ใน Youtube ว่า ‘Pomodoro’ และ ‘Study with me’ ครับ ใช้วิธีนี้ระหว่างการทำงาน ช่วยให้โฟกัสงานได้ดีขึ้นจริง ๆ ครับ

ปัญหาส่วนใหญ่ที่เจอมากในช่วง WFH คือ การสื่อสาร และการติดตามความคืบหน้าการทำงานของแต่ละคน ถ้าอยู่ในออฟฟิศเราสามารถเดินไปถามได้ แต่ถ้า WFH อาจทำให้การสื่อสารยากขึ้นกว่าเดิม วิธีแก้ปัญหาอย่างหนึ่งที่ทำได้ง่ายและนิยมทำมากที่ญี่ปุ่นคือ การส่งเมลวันละ 2 ครั้งตอนเช้า และตอนเย็น ตอนเช้าให้เราส่งเมลหาทุกคนในทีมว่า ในหนึ่งวันเรามีตารางจะทำอะไรบ้าง ตั้งใจจะทำงานอะไรให้สำเร็จ ส่วนอีกหนึ่งอีเมลให้ส่งตอนเย็นก่อนเลิกงาน โดยมีเนื้อหาเป็นการทบทวนว่าในหนึ่งวันที่ผ่านไป เราทำอะไรสำเร็จไปแล้วบ้าง อะไรที่ยังทำไม่เสร็จ และอาจแสดงความคิดเห็นในสิ่งนั้นด้วยก็ได้ หากเราทำแบบนี้เจ้านายและเพื่อนร่วมงานก็จะรู้ว่าเราทำงานอะไรถึงไหนแล้ว เผื่อมีปัญหาอะไรก็สามารถขอความช่วยเหลือจากเพื่อนร่วมงานคนอื่นได้เช่นกัน

ปัญหาอีกอย่างหนึ่งที่เกิดขึ้นระหว่างการทำงาน WFH คือความเคลือบแคลงใจว่า คนนี้คนนั้นทำงานอยู่หรือเปล่า หลายบริษัทใช้วิธีแก้ไขด้วยการหาโปรแกรมเฉพาะทาง หรือแอปพลิเคชันที่ช่วยให้พนักงานทุกคนสามารถออนไลน์อยู่ในพื้นที่เดียวกันได้จะได้รู้ว่า ออนไลน์ทำงานอยู่จริงนะ ไม่ได้ใช้เวลาทำงานไปการทำกิจกรรมอย่างอื่น แต่ทว่า การวัดผลที่ดีที่สุดของการทำงานคงไม่ใช่การตรวจสอบว่าคนคนนั้นออนไลน์ทำงานอยู่หรือไม่ แต่น่าจะเป็น “ผลลัพธ์ของการทำงาน” มากกว่า ฉะนั้น ถ้าเป็นไปได้ให้หาพื้นที่ส่วนกลาง (ในโลกออนไลน์) เพื่อให้พนักงานได้รายงานผลลัพธ์ของการทำงานได้อย่างเป็นอิสระ โดยจะใช้เครื่องมือไหนก็ได้ที่ทุกคนในทีมมีความคุ้นเคยกับการใช้งาน เช่น LINE Group, Facebook Group, Slack เป็นต้น

หลายคนที่มีโอกาส WFH มาสักระยะหนึ่งจะค่อนข้างเข้าใจเรื่องนี้ เมื่อเปลี่ยนจากการทำงานออฟฟิศมาสู่การทำงาน WFH จะทำให้วัน ๆ หนึ่งเราขยับตัวน้อยมาก คนจำนวนไม่น้อยประสบปัญหาเกี่ยวกับสุขภาพหลังทำงานแบบ WFH บางคนปวดหลัง ปวดเมื่อยตัว บางคนน้ำหนักขึ้น สิ่งเหล่านี้ล้วนมีสาเหตุมาจากการปรับเปลี่ยนสไตล์การทำงาน เมื่อยังออกไปไหนไม่ได้มาก ขยับตัวไม่ได้เยอะ สิ่งที่อยากแนะนำคือ การหาวิธีออกกำลังกายง่าย ๆ อยู่กับบ้าน เช่น ยืดตัวเล่นโยคะง่าย ๆ อยู่ที่บ้าน ออกกำลังกายผ่านเกมที่มีเกมออกกำลังกาย หรือจะออกกำลังกายแบบญี่ปุ่นก็ได้ (อย่างหลังสุดผมชอบเอามาแนะนำในเพจ JapanSalaryman นะครับ ล่าสุดก็เพิ่งแนะนำวิธีการกระโดด 3 นาทีต่อวัน ลดพุง ลดน้ำหนักไว้ในเพจ)

จบไปแล้วนะครับกับ 9 เคล็ดลับการทำงานที่บ้านแบบโปรดักทีฟที่ผมเรียนรู้มาจากคนญี่ปุ่น หวังว่าเคล็ดลับใดเคล็ดลับหนึ่งที่ได้แนะนำไปจะช่วยให้เพื่อน ๆ ค้นพบประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้น และมีความสุขในการทำงานนะครับ หากเพื่อน ๆ ท่านใดมีเคล็ดลับดี ๆ ที่ช่วยให้เราสามารถทำงานที่บ้านแบบโปรดักทีฟได้ มาแชร์กันได้เลยนะครับ