คู่มือทำบัญชีรายรับรายจ่ายถูกหลักสรรพากร ใช้ยื่นภาษีได้เลย

หัวข้อ	ความหมาย
ข้อมูลผู้ประกอบการ	ส่วนหัวของรายงานควรระบุข้อมูลของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีให้ชัดเจน ประกอบด้วย ชื่อ-นามสกุลของผู้ประกอบการ เลขประจำตัวประชาชน ชื่อสถานประกอบการ (ถ้ามี) และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร (ถ้ามี)
วัน/เดือน/ปี	การระบุวันที่ที่เกิดรายการรับเงินหรือจ่ายเงินนั้น ๆ เพื่อให้สามารถตรวจสอบ และอ้างอิงลำดับการเกิดรายการได้อย่างถูกต้อง
รายการ	เป็นช่องที่อธิบายรายละเอียดของธุรกรรมที่เกิดขึ้น เช่น ขายสินค้า (ระบุประเภทสินค้า) ซื้อวัตถุดิบ จ่ายค่าเช่าร้าน จ่ายค่าโฆษณาออนไลน์ หรือค่าบริการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ
รายรับ	เป็นช่องสำหรับบันทึก “จำนวนเงิน” ที่ได้รับจากการประกอบธุรกิจในแต่ละครั้ง โดยลงบันทึกตามวันที่ได้รับเงินจริง
รายจ่าย	เป็นช่องสำหรับบันทึก “จำนวนเงิน” ที่จ่ายออกไปเพื่อใช้ในการดำเนินธุรกิจ โดยอาจแบ่งเป็น 2 ส่วนย่อยเพื่อความชัดเจน ได้แก่ รายจ่ายค่าซื้อสินค้า/วัตถุดิบเพื่อนำมาขายหรือผลิต และรายจ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจการ เช่น ค่าเช่า ค่าเดินทาง ค่าสาธารณูปโภค เป็นต้น

ดาวน์โหลด Template บัญชีรายรับ-รายจ่าย ไว้ใช้ยื่นสรรพากร

เพื่อให้การเริ่มต้นทำบัญชีรายรับรายจ่ายเป็นเรื่องง่ายและสะดวกยิ่งขึ้น Krungsri The COACH ได้เตรียมแบบฟอร์มมาตรฐานไว้ให้ทุกคนนำไปใช้งานได้ทันที สามารถคลิกเพื่อ “ดาวน์โหลด Template บัญชีรายรับ-รายจ่าย Excel ฟรี สำหรับใช้ยื่นสรรพากร” ได้เลย
  เมื่อทราบองค์ประกอบแล้ว มาดูขั้นตอน และหลักเกณฑ์สำคัญในการลงบันทึกข้อมูลเพื่อให้บัญชีรายรับรายจ่ายของเราสมบูรณ์ และถูกต้องตามหลักสรรพากรกัน
 

1. กรอกข้อมูลรายรับ-รายจ่ายให้ครบถ้วน

ขั้นตอนแรกในการทำบัญชีรายรับรายจ่ายสำหรับไว้ใช้ยื่นสรรพากรได้ คือ เราจะต้องกรอกข้อมูลรายรับ-รายจ่ายให้ครบถ้วน รวมถึงจะต้องมีข้อมูลผู้ประกอบการ วันที่ และรายการ ตามมาตรฐานที่สรรพากรกำหนดไว้ด้วย
 

เงื่อนไขรายการที่สามารถนำมาลงในบัญชีรายรับรายจ่ายได้

ไม่ใช่ทุกรายการจะสามารถนำมาบันทึกได้ มาดูกันว่ามีเงื่อนไขอะไรบ้าง

• ต้องมีเอกสารประกอบ : ทุกรายการที่บันทึกควรมีหลักฐานที่น่าเชื่อถือ เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี หรือสลิปโอนเงิน เพื่อใช้อ้างอิง
• ต้องเกี่ยวข้องกับกิจการ : รายจ่ายที่นำมาลงบันทึกต้องเป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการประกอบธุรกิจเท่านั้น ไม่สามารถนำรายจ่ายส่วนตัวมาปะปนได้
• บันทึกเฉพาะรายการรับ-จ่ายเงินสด : ให้บันทึกรายการ ณ วันที่มีการรับ-จ่ายเงินสดจริง ๆ หากเป็นการขายเชื่อหรือซื้อเชื่อ ให้บันทึกรายการในวันที่ได้รับชำระเงินหรือจ่ายชำระเงินนั้น ๆ
• ภาษีซื้อสำหรับผู้ไม่จด VAT : หากคุณไม่ได้เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม สามารถนำภาษีซื้อที่เกิดจากรายจ่ายมาบันทึกเป็นต้นทุน หรือค่าใช้จ่ายได้ทั้งจำนวน

 

2. กรอกข้อมูลภายใน 3 วันทำการ นับตั้งแต่วันที่มีรายได้ หรือรายจ่าย

ไม่เพียงแค่ต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วน และถูกต้อง แต่กฎหมายกำหนดให้ผู้ประกอบการต้องบันทึกรายการลงในรายงานเงินสดรับ-จ่าย ภายใน 3 วันทำการนับจากวันที่ได้รับเงิน หรือจ่ายเงินจริงด้วย ซึ่งการลงบันทึกอย่างสม่ำเสมอจะช่วยให้ข้อมูลเป็นปัจจุบัน และง่ายต่อการสรุปยอดรายเดือน
 

3. เนื้อหาที่เขียนจะต้องเป็นภาษาไทยเท่านั้น

ตามระเบียบของกรมสรรพากร รายงานเงินสดรับ-จ่ายจะต้องจัดทำเป็นภาษาไทย หากมีเอกสารหลักฐานเป็นภาษาต่างประเทศ ควรมีการจดบันทึกคำแปลภาษาไทยกำกับไว้ด้วย
 

4. สรุปยอดรายรับและรายจ่ายเป็นรายเดือน

เมื่อสิ้นสุดแต่ละเดือนแล้ว ให้ทำการสรุปยอดรวมของรายรับทั้งหมด และรายจ่ายทั้งหมดในเดือนนั้น ๆ การสรุปยอดรายเดือนจะช่วยให้เห็นภาพรวมทางการเงินที่ชัดเจน และง่ายต่อการนำข้อมูลไปใช้กรอกแบบแสดงรายการเพื่อยื่นเสียภาษี ทั้งภาษีครึ่งปี (ภ.ง.ด.94) และภาษีสิ้นปี (ภ.ง.ด.90) นั่นเอง
 
การจัดทำบัญชีรายรับรายจ่าย หรือรายงานเงินสดรับ-จ่าย อาจดูเป็นเรื่องใหม่สำหรับผู้ประกอบการ และฟรีแลนซ์หลายคน แต่แท้จริงแล้วเป็นเครื่องมือพื้นฐานที่ไม่ซับซ้อน แต่ให้ประโยชน์มหาศาล ไม่เพียงแต่ช่วยให้การยื่นภาษีเป็นไปอย่างถูกต้อง และลดความเสี่ยงจากการถูกประเมินภาษีย้อนหลัง แต่ยังเป็นเครื่องมือชั้นเยี่ยมที่ช่วยให้คุณเข้าใจสุขภาพทางการเงินของธุรกิจตัวเองได้อย่างลึกซึ้ง นำไปสู่การวางแผนเพื่อควบคุมต้นทุนและสร้างการเติบโตอย่างยั่งยืนในอนาคต ดังนั้น มาเริ่มต้นสร้างวินัยทางการเงินที่ดีด้วยการทำบัญชีตั้งแต่วันนี้กันเลย


อ้างอิง

• rd.go.th/38626
• rd.go.th
• peakaccount.com