ช่วงนี้เรามักเห็นบทความที่พูดถึงทฤษฎีอย่าง “Parkinson's law” หรือกฎที่นิยามเอาไว้ว่า ‘คนเราจะขยายเวลาการทำงานออกไปเรื่อย ๆ ตราบใดที่ยังมีเวลาอยู่' พูดง่าย ๆ ก็คือ ถ้าครูสั่งให้เขียนรายงาน 10 หน้ากระดาษ A4 ให้เวลา 6 เดือน คนเราก็จะใช้เวลา 6 เดือนในการเขียนกว่าจะเสร็จ แต่ในขณะเดียวกัน หากครูสั่งให้เขียนรายงาน 10 หน้ากระดาษ A4 ในเวลา 1 วัน เราก็จะทำเสร็จภายใน 1 วันนั่นแหละ
โดยกฎข้อนี้ถูกคิดค้นโดยคุณ Cyril Northcote Parkinson นักเขียน และนักประวัติศาสตร์ชาวอังกฤษ ที่ตั้งกฎขึ้นมาจนกลายเป็นที่รู้จักจนถึงวันนี้ และถูกนำไปประยุกต์ใช้ในการทำงานต่อมา
แต่ Cyril Northcote Parkinson ยังมีอีกหนึ่งการสังเกตที่น่าสนใจไม่แพ้กัน และจูนอยากหยิบมาเขียนถึงเพราะคิดว่าอาจจะเป็น
ปัญหาที่กำลังเกิดขึ้นในหลาย ๆ องค์กรที่ทำงานได้เหมือนกัน กฎข้อนี้มีชื่อเรียกว่า Parkinson's law of triviality หรือชื่อเล่นว่า Bike Shed Effect โดยหมายถึงการที่มนุษย์มักใช้เวลาไปกับการตัดสินใจเรื่องสำคัญจริง ๆ เพียงนิดเดียว แต่กลับใช้เวลาตัดสินใจเรื่องง่าย ๆ นานกว่า การกระทำดังกล่าวมักถูกเรียกง่าย ๆ ว่า Bikeshedding นั่นเอง
Cyril Northcote Parkinson ยกตัวอย่างการทำงานของคณะกรรมการที่ต้องอนุมัติแผนการสร้างโรงไฟฟ้านิวเคลียร์ ซึ่งกลุ่มคนเหล่านี้ใช้เวลาในการปรึกษาหารือ และตัดสินใจในประเด็นใหญ่ ๆ อย่างการสร้างโรงไฟฟ้านิวเคลียร์ ‘น้อยกว่า’ ประเด็นเล็ก ๆ ที่ไม่สำคัญอย่างการเลือกวัสดุให้หลังคาโรงจอดจักรยานของคนในทีม เหตุผลก็เพราะการสร้างโรงไฟฟ้านิวเคลียร์ หรือหัวข้ออื่น ๆ ที่มีความสำคัญมาก ๆ นั้นมักเป็นประเด็นที่ยุ่งยาก ซับซ้อน เข้าใจยาก และใช้เงินมากกว่า ทำให้คนเข้าใจไปเองว่าตนเองไม่ใช่คนที่ควรตัดสินใจกับเรื่องนี้ และรู้สึกว่าตัวเองไม่มีความรู้เพียงพอในการตัดสินใจ หรือออกความเห็นในหัวข้อนั้น ๆ ในขณะที่ทุกคนสามารถออกความเห็นเรื่องวัสดุและสีที่จะใช้ของหลังคาโรงจอดจักรยานมากกว่า (หรือประเด็นอื่น ๆ ที่ง่าย ไม่ซับซ้อน) และคิดว่าตนเองก็เป็นผู้รู้ในเรื่องนั้น ๆ เลยใช้เวลายาวนานกว่าจะหาข้อสรุปได้สักที
Bikeshedding อาจเกิดขึ้นได้ในสถานการณ์การทำงานจริงของเรา ๆ เหมือนกัน เพราะการประชุมบางครั้งก็ใช้เวลานานเหลือเกินกับหัวข้อที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญอะไร (แถมบางทีหมดเวลาแล้วก็ยังไม่ได้ข้อสรุป) โดยเราเองก็อาจจะเป็นส่วนหนึ่งในการ Bikeshedding โดยไม่รู้ตัว แล้วเราจะจัดการกับ Bikeshedding อย่างไรดี?
ประชุมอะไรบ้าง เขียนให้ชัด
แม้ว่าเราจะมีวาระ
การประชุมที่ตั้งเอาไว้แล้ว แต่การกำหนดจุดมุ่งหมายที่ละเอียด และชัดเจน ก็จะช่วยให้ทีมสามารถออกความคิดเห็นที่อยู่ในกรอบหัวข้อได้ตรงประเด็น และไม่เสียเวลาไปกับการออกทะเล
คอยดูเวลาให้ดี
เซตเวลาล่วงหน้าเอาไว้สำหรับการประชุมในแต่ละหัวข้อย่อย ให้ระยะเวลาที่ตั้งนั้นเหมาะสมกับระดับความสำคัญของหัวข้อการประชุมนั้นๆ
แยกประชุมเรื่องสำคัญไปเลย
หากกลัวว่าประเด็นการประชุมที่สำคัญจริง ๆ จะถูกมองผ่าน และไม่ได้รับ Airtime มากพอ ลองแยกหัวข้อการประชุมที่สำคัญจริง ๆ ออกมาเลย และหากมีการแสดงความเห็นในหัวข้อที่ไม่เกี่ยวกัน ก็สามารถบอกให้ทีมรวบรวมไว้ประชุมครั้งหน้าได้
ยอมรับว่า Bikeshedding เกิดขึ้นได้
บอกให้ทีมเข้าใจหากมีสถานการณ์แบบ Bikeshedding เกิดขึ้นจริง ๆ เพื่อให้ทุกคนมีสติใน
การประชุมมากที่สุด ถ้าจะให้ดี ลองเลือกใช้ประโยคที่ไม่ทำร้ายจิตใจเพื่อนร่วมงานอย่าง “ดูเหมือนว่าเราเผลอใช้เวลาไปกับหัวข้อที่ไม่ค่อยสำคัญมากไปแล้วนะ” “ดีใจที่ทีมร่วมกันออกความเห็นมาก ๆ อย่างไรก็ตามยังมีหัวข้อที่สำคัญกว่ารอเราอยู่นะ”
Bikeshedding ไม่ใช่เรื่องผิดแปลกอะไร แต่การรู้จักกฎข้อนี้ไว้ก็อาจจะช่วยให้เราไม่เผลอไปเลือกสีหลังคาโรงจอดรถจักรยานนาน แล้วหันมา
จัดสรรเวลาในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นได้
TIPS: การใช้ Zoom เวอร์ชันฟรีในการประชุม ซึ่งมีเวลากำหนดอยู่ที่ 40 นาที ก็เป็นตัวช่วยที่ดีในการควบคุมประเด็น
การประชุมให้อยู่ในหัวข้อสำคัญที่ตั้งไว้ และยังคุ้มค่ากับเวลามากที่สุดด้วย!