ในช่วงปีหลัง ๆ มานี้ เราก็จะได้เห็นการพูดถึงทักษะต่าง ๆ ที่ควรพัฒนา แต่อีกหนึ่งทักษะที่สำคัญไม่แพ้กันและอาจจะเป็นที่พูดถึงไม่มากนักคือทักษะของการ ‘เจรจา’
จริง ๆ แล้วการเจรจานี้อยู่แทบจะรอบตัวเราเลยครับ ไม่ว่าจะเป็นในชีวิตประจำวัน การเจรจาเงินเดือน การเจรจากับทีมฝ่ายอื่น ๆ หรือที่สำคัญคือการเจรจากับลูกค้าหรือพาร์ทเนอร์ที่อาจให้คุณค่าบางอย่างกับเรา
อย่างไรก็ตาม ในปัจจุบันนี้รูปแบบการเจรจาเปลี่ยนไปมาก จากที่เราเคยต้องเดินทางไปถึงสถานที่ ไปเจอบุคคลที่จะเข้าร่วมการเจรจากับเราได้ ได้เห็นท่าทีต่าง ๆ ที่เต็มรูปแบบมากกว่า
กลับกันตอนนี้เราไม่สามารถที่จะทำเช่นนั้นได้เลย ด้วยสถานการณ์การระบาดที่ยังคงดำเนินอยู่ การประชุมออนไลน์ผ่านทาง Video Conference หรือทาง Virtual นั้นคงเป็นวิธีที่ดีที่สุด ที่จะช่วยลดความเสี่ยงของตัวเราและตัวพนักงานเอง
อีกทั้งรายงานจาก McKinsey ก็ได้มีการคาดการณ์ว่าเทรนด์อีกครึ่งปีหลังของปี 2021 จะเป็นอย่างไร จากสิ่งที่ทาง McKinsey ได้เห็นและได้ลงไปสำรวจในช่วงครึ่งปีแรก ซึ่งในรายงานก็ได้ระบุไว้ข้อหนึ่งว่า การเดินทางเพื่อพักผ่อนจะเริ่มกลับมา ขณะที่การเดินทางเพื่อธุรกิจจะยังไม่ฟื้นตัว
ทั้งนี้เป็นเพราะว่าบริษัทต่าง ๆ นั้นเริ่ม
ปรับการทำงานไปเป็นแบบ Remote Working มากขึ้น ทุกคนเริ่มคุ้นชินกับใช้การเทคโนโลยี การนัดประชุมเจรจาต่าง ๆ ในช่วงที่ผ่านมาก็ถูกจัดขึ้นผ่านการประชุมออนไลน์หรือ Video Conference กันหมด การเจอแบบตัวต่อตัวจึงอาจไม่จำเป็นอีกต่อไปในโลกหลังโควิด-19
ทำให้การเจรจาแบบ Virtual ก็คงจะอยู่กับองค์กรและผู้นำหลาย ๆ คนไปอีกนานเลยล่ะครับ เราอาจจะต้องหันมาทำอย่างไรให้การเจรจาผ่านระบบประชุมออนไลน์มีประสิทธิภาพเหมือนกับการเจรจาในรูปแบบก่อนหน้านี้ ซึ่งแน่นอนว่าเมื่อเราพิจารณาการเจรจาที่ดีและมีประสิทธิภาพ ไม่ควรที่จะโฟกัสที่ระหว่างการเจรจาอย่างเดียว แต่ต้องรวมถึงช่วงก่อนและหลังการเจรจาด้วยเช่นกัน
ในการประชุมเจรจาแต่ละครั้ง สิ่งที่ควรจะเตรียมก่อนคือ Agenda ยิ่งเป็นการประชุมเจรจาแบบออนไลน์ยิ่งสำคัญ เพราะความสามารถในการสื่อสารอาจจะไม่เท่ากับการคุยกับแบบตัวต่อตัว ทำหลายการเจรจาหลุดประเด็นหรือใช้เวลายาวนานเกินไปเมื่อไม่มี Agenda มากำหนด
ไม่ว่าจะเป็นการประชุมตัวต่อตัวหรือออนไลน์ การมี Agenda จะช่วยทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันว่าทิศทางของการประชุมในครั้งนี้จะไปในทางใด วัตถุประสงค์คืออะไร มีประเด็นอะไรที่ควรพูดคุยบ้างเพื่อที่จะไปถึงเป้าหมายสุดท้ายร่วมกัน พร้อมยังช่วยให้เรามีการเตรียมพร้อมที่ดีขึ้น และไม่หลงลืมข้อมูลที่ต้องรู้เพื่อที่จะพูดในแต่ละหัวข้อก่อนการประชุม
1. เตรียมและเช็กเครื่องมือที่ต้องใช้ก่อนการเจรจา
สิ่งที่
ผู้นำและทีมควรทำคือการลองใช้เครื่องมือ เทคโนโลยี หรือแพลตฟอร์มที่จะใช้ในการประชุมออนไลน์ก่อนที่จะเข้าไปเจรจาจริง ๆ เนื่องจากบางทีเราอาจจะต้องเข้าไปใช้แพลตฟอร์มใหม่ ๆ ที่ไม่คุ้นชินหรือบางทีอาจเกิดเหตุไม่คาดคิดกับเครื่องมือที่เราใช้ในทุกวัน ที่บางทีอาจจะกินเวลาการเจรจาหรือทำให้เราดูไม่เป็นมืออาชีพและอาจทำให้ความเชื่อถือจากคู่เจรจาต่อเราลดน้อยลงไม่มากก็น้อย ดังนั้น ถึงแม้ว่าจะดูเป็นเรื่องเล็ก ๆ แต่ก็ควรจะเช็กและเตรียมให้พร้อมก่อนเสมอ
2. แจกจ่ายหน้าที่ให้แต่ละคนอย่างชัดเจน
บางการเจรจาอาจมีผู้เข้าร่วมด้วยค่อนข้างมากหรือเป็นทีม และเนื่องจากทีมไม่ได้อยู่ด้วยกัน บางทีก็อาจจะเกิดเหตุการณ์การพูดชนกันหรือเกิดเดดแอร์เมื่อไม่ได้จัดเตรียมว่าใครเป็นคนนำ ใครรับผิดชอบส่วนใดบ้าง ทำให้เราอาจจะต้องเตรียมพร้อมก่อนการประชุมออนไลน์ว่าใครจะต้องทำส่วนไหน ใครเป็นคนนำการเจรจา ใครเป็นคนตอบคำถาม ใครเป็นคนเปิดสื่อประกอบ ใครเป็นคนสรุปการประชุม และระหว่างคนในทีมเองจะปรึกษาหารือกันได้ผ่านช่องทางไหน
3. แยกช่องทางสื่อสารกับทีมออกจากแพลตฟอร์มที่ใช้เจรจาอยู่
แน่นอนว่าการประชุมเจรจาแบบออนไลน์อาจจะทำให้เราสามารถสื่อสารกับทีมได้ง่ายขึ้นระหว่างการเจรจา เพราะถ้าเป็นการเจรจาแบบตัวต่อตัว การหันไปปรึกษาทีมอาจทำได้ยาก อย่างไรก็ตามมันก็มีความอันตรายอยู่เช่นกัน เพราะหลายครั้งหลายคราที่ผู้ร่วมเจรจาใช้ช่องทางแชตผ่านแพลตฟอร์มเดียวกันกับการเจรจา แล้วเผลอกดส่งข้อความที่เป็นความลับหรือว่าเป็นสิ่งที่ทำให้ทางเราเสียประโยชน์ลงไปในแชตรวม ทำให้คู่เจรจานั้นเห็นข้อความดังกล่าว ดังนั้น ทางที่ดีทีมควรจะใช้แพลตฟอร์มที่แยกออกมาจากกัน เพื่อไม่ให้ทางฝั่งของเรานั้นเสียประโยชน์จากความผิดพลาดและดูไม่เป็นมืออาชีพ และอย่าลืมตรวจสอบให้ดีก่อนกดส่งทุกครั้งว่าใช้ช่องทางที่ถูกต้องแล้วหรือยัง เพราะบางครั้งคุณอาจรีบร้อนหรือตื่นเต้นจนเผลอส่งผิดห้องแชต
4. ศึกษาสิ่งที่คู่เจรจาต้องการไว้ล่วงหน้า
การทำการบ้านว่าสิ่งที่เราจะต้องรับมือนั้นเป็นอย่างไรสำคัญมาก ลองวิเคราะห์ว่าบริษัทคู่เจรจาของเรามีความคาดหวังอะไรต่อเรา มีความสนใจด้านอะไรบ้าง พาวเวอร์ของบริษัทเป็นอย่างไร รวมถึงข้อมูลอื่น ๆ ที่มีประโยชน์ที่เราสามารถใช้เพื่อที่จะหาทางออกที่ให้คุณค่ามากที่สุดให้กับทั้งสองฝ่าย เพื่อให้การประชุมออนไลน์มีประสิทธิภาพและสัมฤทธิ์ผลตามเป้าหมายมากที่สุด
5. เริ่มการเจรจาด้วย ‘Small Talk’
หากเริ่มการประชุมออนไลน์ด้วยการตรงดิ่งเข้าประเด็นก็อาจจะทำให้บรรยากาศของการพูดคุยตึงเครียดและอึดอัด ยิ่งถ้าหากเป็นคู่เจรจาที่ไม่เคยพบเจอมาก่อน สิ่งที่ควรจะทำคือการทลายกำแพงน้ำแข็ง ผ่าน ‘Small Talk’ หรือการพูดถึงเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับการประชุมออนไลน์ในวันนี้ เพื่อที่จะทำให้บรรยากาศของการพูดคุยนั้นสบายเป็นธรรมชาติและลื่นไหล และหลาย ๆ ครั้งก็ทำให้เกิดความไว้วางใจร่วมกันมากขึ้น ซึ่งสุดท้ายก็อาจจะส่งผลถึงข้อตกลงที่ดีกับทั้งสองฝ่ายมากขึ้นเช่นกันครับ
6. การฟังเชิงรุกจำเป็น
เราอาจ “หลุดโฟกัส” หรือเสียสมาธิง่ายมากเมื่อต้องทำอะไรก็ตามผ่านหน้าจอ ดังนั้น การตั้งใจฟังอย่างจดจ่อ หรือใช้การฟังเชิงรุกในระหว่างเจรจาหรือประชุมออนไลน์นั้นจำเป็น เพราะเนื่องจากเราและทีมอาจจะอยู่คนละที่ ดังนั้น การฟังอย่างละเอียดและถี่ถ้วนด้วยตัวเองจึงสำคัญมาก เพื่อที่จะรับฟังความต้องการ รวมถึงสังเกตการตอบรับและท่าทีของคู่เจรจาได้อย่างครบถ้วน ทั้งยังช่วยให้ฝั่งเราตอบรับได้เร็ว และสามารถมอบข้อเสนอร่วมกันที่แม่นยำกับความต้องการของทั้งสองฝ่ายและตรงกับเป้าหมายที่เราได้ตั้งไว้
7. มีช่วงเวลา Breakout เพื่อให้ทีมปรึกษาหารือ
การประชุมออนไลน์ก็เหมือนกับการเจรจาแบบตัวต่อตัว การมีเวลา Breakout หรือเวลาแบ่งกลุ่มย่อยระหว่างสองฝ่ายเป็นโอกาสที่ดีสำหรับทีมที่จะได้กลับมานั่งหารือกัน เช่น สิ่งที่แต่ละคนเข้าใจนั้นตรงกันหรือไม่ ความต้องการของอีกฝ่ายคืออะไร หรือทางเลือกใดที่ดูเป็นไปได้ต่อไป ก่อนที่จะกลับเข้าไปเจรจาอีกครั้ง เป็นการวางแผนล่วงหน้าเพื่อที่เราและทีมจะได้มีความเข้าใจที่ตรงกันว่าจากสิ่งที่เราได้สังเกตและรับข้อมูลมา ทางไหนที่เราจะเลือกเดินต่อ เพื่อที่จะไปถึงจุดมุ่งหมายสูงสุดได้อย่างมีประสิทธิภาพ
8. จบท้ายการประชุมออนไลน์ด้วยการสรุปทุกครั้ง เพื่อความเข้าใจที่ตรงกัน
การประชุมเจรจาแบบออนไลน์ทำให้อีกฝ่ายมีโอกาสตีความคำพูดผิดเพี้ยนไปจากสิ่งที่ต้องการสื่อสาร หรือบางทีคู่เจรจาอาจจะลืมข้อตกลงเล็ก ๆ ที่ได้พูดไปในการเจรจาออนไลน์ ดังนั้น เราจะต้องสรุปการประชุมแบบละเอียดหลังการประชุมจบทันทีและส่งไปให้ยังคู่เจรจา เพื่อที่จะสร้างความเข้าใจที่ตรงกันว่าทั้งสองฝ่ายได้ตกลงร่วมกันอย่างไร สิ่งที่ต้องทำต่อไปคืออะไร มีการนัดครั้งต่อไปอีกไหม หากความเข้าใจไม่ตรงกันจะได้แก้ไขทันเวลาก่อนที่จะส่งผลเสียบานปลาย
9.การเจรจาแบบออนไลน์
แน่นอนว่ามีข้อเสียและข้อดีแตกต่างกับการเจรจาแบบตัวต่อตัว และแน่นอนว่าในเมื่อเราไม่สามารถไปเจอกันได้ การเตรียมตัวก่อนประชุมออนไลน์ทั้งเรื่องของเครื่องมือ แผนการ ข้อมูล และการเตรียมความพร้อมให้กับตัวเองนั้นเป็นสิ่งที่อาจจะต้องทำมากกว่าการไปพูดคุยแบบตัวต่อตัว ดังนั้น ถ้าอยากทำให้การประชุมเจรจาของเรามีประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นทั้งทางทีมหรือผู้นำเองก็อย่าลืมที่จะคำนึงถึงวิธีเหล่านี้ นำไปปรับใช้ เพื่อที่เราจะได้ทั้งความเชื่อมั่น ทั้งความไว้วางใจ และทั้งประโยชน์จากการเจรจามากที่สุดครับ