เพื่อน ๆ เป็นเหมือนกันบ้างไหมครับ บางวันตั้งใจจะทำงานชิ้นหนึ่งให้เสร็จตั้งแต่ก่อนพักเที่ยง ที่ไหนได้ถึงเวลาเลิกงานแล้ว งานยังไปไม่ถึงไหน จำใจต้องยอมอยู่ดึก หรือไม่ก็หอบงานกลับไปทำต่อที่บ้าน ร้ายหนักก็ส่งไม่ทันเวลา หรือส่งทันเวลา แต่ก็โดนตีกลับมาแก้เสียอีก ทั้งนี้ ความรวดเร็วและคุณภาพของผลงาน นอกจากจะขึ้นอยู่กับความยากง่ายของตัวงานเองแล้ว ก็ยังขึ้นอยู่กับส่วนประกอบอื่น ๆ อีกด้วย วันนี้ เรามาดูกันครับว่า มีปัจจัยอะไรบ้างที่เราควรจะลด ละ และเลิกเพื่อที่จะช่วยให้เราทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
1. ลดสิ่งรบกวนจากสิ่งแวดล้อม
- เสียง เช่น เสียงรบกวนจากเพื่อนร่วมงานที่นั่งข้าง ๆ เสียงคุยโทรศัพท์ หรือเพื่อนเดินมาชวนคุย วิธีแก้ไขให้คุณใส่หูฟัง แต่ไม่ต้องเปิดเพลงนะครับ นอกจากจะเป็นการลดเสียงรบกวนได้ระดับหนึ่งแล้ว ยังเป็นวิธีลดจำนวนเพื่อนที่จะเข้ามาชวนคุยเวลาทำงานได้อีกด้วย เพราะคนส่วนใหญ่จะไม่ค่อยเดินเข้ามาทักคนที่ใส่หูฟังอยู่หากไม่มีธุระจำเป็น ในส่วนของการทำงานที่บ้าน การนั่งทำงานหน้าจอโทรทัศน์ หรือการเปิดวิทยุ ก็มักจะทำให้เราเสียสมาธิได้ง่ายครับ
- อุณหภูมิ ไม่ว่าจะร้อนจนอึดอัดจนหายใจไม่ออก หรือหนาวจนปวดหัว เพราะนั่งตรงท่อแอร์ลงพอดี ล้วนทำให้เกิดความไม่สบายตัว ทั้งยังรบกวนสมาธิ แถมจะทำให้เราไม่สบายเสียอีก
- แสง แสงสว่างในที่ทำงานที่ไม่เหมาะสม โต๊ะทำงานในมุมอับ แสงสว่างไม่เพียงพอ หรือแสงจ้าเกินไป มักทำให้ดวงตาอ่อนล้าได้ง่าย
ในส่วนของสิ่งรบกวนจากสิ่งแวดล้อมนี้ เพื่อน ๆ ต้องสังเกต และหาวิธีการแก้ไขเป็นจุด ๆ ไปครับ เช่น ถ้าแอร์ที่ออฟฟิศหนาวเกินไปก็หาเสื้อแจ็กเกตหนา ๆ ที่มีหมวกคลุมเพื่อบังลมจากแอร์ เปลี่ยนที่นั่งทำงานเพื่อหามุมสงบจากเสียงรบกวน หรือในบางกรณี ก็จำเป็นที่จะต้องแจ้งให้หัวหน้างานทราบ เพื่อทำการแก้ไขปรับเปลี่ยนที่นั่งแล้วแต่กรณีไปครับ
- ระบบการแจ้งเตือน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการแจ้งเตือนด้วยเสียง เคยไหมครับ กำลังนั่งทำงานอย่างมีสมาธิ แล้วก็มีเสียงแจ้งเตือนอีเมลเข้าบ้าง, Instant message จากเพื่อนเข้ามาบ้าง ทั้ง LINE chat ทั้ง Facebook รวมทั้งเสียงเรียกเข้าจากโทรศัพท์ ด้วยความเคยชิน เรามักจะวางมือจากงานที่ทำอยู่ แล้วไปตอบรับเจ้าต้นกำเนิดการรบกวนทันที เพื่อน ๆ ลองคิดดูครับว่า ในหนึ่งวัน เราถูกรบกวนด้วยระบบการแจ้งเตือนแบบนี้บ่อยแค่ไหน ดังนั้น วิธีง่าย ๆ ที่จะลดอัตราการถูกรบกวน คือ ปิดระบบการแจ้งเตือนทุกประเภท แล้วกำหนดช่วงเวลาในการเช็คเป็นรอบ ๆ ไปครับ เช่น เช็คอีเมลทุก 2 ชั่วโมง หรือวันละ 3 เวลา เช้า กลางวัน เย็น โดยอาจเช็คเมลในช่วงเวลาที่ตัวเรามักจะทำงานได้น้อย เพื่อรักษาช่วงเวลาที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดสำหรับการทำงานครับ ปิดการแจ้งเตือนใน social app ทั้งหลาย รวมทั้งการตั้งค่า busy สำหรับ instant messenger จะได้ไม่มีคนมาชวนคุยเล่นครับ
2. เลิกพฤติกรรมเบียดบังเวลางาน
ลดการเม้าท์ เลิกเล่น social ไม่ว่าจะ
LINE/
Facebook/
Instagram ลดการคุยโทรศัพท์ส่วนตัวในระหว่างการทำงาน โดยเราสามารถทำกิจกรรมเหล่านี้ในช่วงพักกลางวัน หรืออาจกำหนดเวลาในการเล่น เช่น เปิด social วันละ 15 นาทีช่วงพักกลางวัน
3. ลดการเข้าประชุมที่ไม่เกี่ยวข้องกับเรา
เคยไหมครับ ที่ได้รับเชิญให้เข้าร่วมประชุมทั้ง ๆ ที่ไม่ได้มีความเกี่ยวข้องอะไรกับวาระการประชุมเลย ดังนั้น ก่อนตอบรับการเข้าประชุมทุกครั้ง อย่าลืมอ่านหัวข้อการประชุมและพิจารณาสักนิดครับว่า เราจะสามารถให้ประโยชน์ หรือจะได้รับประโยชน์จากการประชุมครั้งนั้นหรือไม่ ถ้าคิดว่าไม่ หรือถ้ายังไม่แน่ใจ เราอาจจะขอรายละเอียดเพิ่มจากคนนัดประชุมครับ
4. เลิกฟุ้งซ่าน
ตัวนั่งทำงาน แต่ใจคิดถึงเรื่องออกทริปเดือนหน้า ไหนจะนัดปาร์ตี้กับเพื่อน แล้วงานจะเสร็จเมื่อไหร่ล่ะครับ อาการคิดฟุ้งซ่านนั้น ยังรวมถึงการคิดงานหลาย ๆ งานพร้อมกัน เขียนงานเรื่องนี้นิด หันไปทำ excel ต่ออีกหน่อย เดี๋ยวก็เปิด report มานั่ง update สุดท้ายไม่เสร็จซักอย่าง การทำงานให้มีประสิทธิภาพ เราควรจะ focus กับงานที่ทำเป็นอย่าง ๆ ไปครับ โดยเรียงลำดับตามความสำคัญ และความเร่งด่วนของงาน
5. ละเว้นจากพฤติกรรมทำลายสุขภาพ
ไม่ว่าจะเป็นการนอนดึก กินอาหารที่ไม่เป็นประโยชน์ ดื่มน้ำน้อย การพักผ่อนที่ไม่เพียงพอ ร่างกายที่ไม่แข็งแรง มักจะทำให้เกิดความอ่อนล้า สมองไม่ปลอดโปร่ง นอกจากนี้การรับประทานอาหารมื้อหนักในช่วงกลางวัน มักจะทำให้เราง่วงเหงาหาวนอนได้ตลอดบ่าย นอกจากนี้ เพื่อเป็นการพักผ่อนสมอง เราอาจจะจัดเวลาเบรกสั้น ๆ ในช่วงบ่าย เพื่อปรับเปลี่ยนอิริยาบถให้กลับมาทำงานต่อได้อย่างสดชื่น
ลด ละ เลิกสิ่งรบกวน และพฤติกรรมข้างต้น แล้วคุณจะมีเวลา และสามารถโฟกัสกับงานได้มากขึ้น เพื่อสร้างผลงานที่มีคุณภาพในเวลาอันรวดเร็วครับ