เคยสงสัยไหมครับว่า วันหนึ่งเรามีเวลา 24 ชั่วโมงเท่ากัน แต่ทำไมคนนั้น คนนี้ ถึงทำอะไรได้เยอะแยะไปหมด ทั้งทำงานประจำ แล้วยังมีอาชีพเสริม มีเวลาไปออกกำลังกาย นั่งสมาธิ เที่ยวเมืองนอก ดำน้ำ เล่นดนตรี ออกค่าย ฯลฯ แต่เรานี่สิ ทำงานยุ่งทั้งวัน บางวันต้องหอบงานกลับมาทำที่บ้าน วันนี้เรามีเคล็ดลับบริหารเวลา ของคนที่บริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพมาฝากกันครับ
1
ให้เวลากับสิ่งที่สำคัญ
การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพต้องเริ่มจากการจัดลำดับความสำคัญของสิ่งที่จะทำ เพราะในชีวิตของเรา มีอะไรให้ทำเป็นล้านอย่าง แต่เราต้องรู้ว่าแต่ละอย่างมีความสำคัญที่ไม่เท่ากัน เราจึงควรบริหารเวลาโดยเลือกให้เวลากับสิ่งที่มีความสำคัญมากที่สุด
Stephen Covey ได้จัดกลุ่มประเภทของกิจกรรมในชีวิตออกเป็น 4 ประเภท ไว้ในหนังสือ 7
7 Habits of Highly Effective People ดังนี้
- สิ่งที่รีบ และสำคัญได้แก่ กิจกรรมที่มีกำหนดเวลา ต้องรีบทำทันที เช่น งานที่ได้รับมอบหมายโดยตรง
- สิ่งที่ไม่รีบ แต่สำคัญ มักเป็นกิจกรรมที่มีความสำคัญต่ออนาคต เช่น การพัฒนาตัวเอง การเรียน การออกกำลังกาย แผนการทำงานในอนาคต
- สิ่งที่รีบ แต่ไม่สำคัญ ได้แก่ ธุระที่ไม่ได้เกี่ยวกับเรา ควรลดการใช้เวลาในเรื่องเช่นนี้ให้เหลือน้อยที่สุด
- สิ่งที่ไม่รีบ และไม่สำคัญ เช่น ดูละคร, เช็ก Facebook ควรลดการใช้เวลาในเรื่องนี้ให้เหลือน้อยที่สุดเช่นกัน
หัวใจของการบริหารเวลาตามแนวคิดนี้คือ เราต้องให้เวลากับสิ่งที่สำคัญก่อนเสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งกิจกรรมในกลุ่มที่ 2 คือ ไม่รีบ แต่สำคัญ เพราะผลจากการกระทำเกี่ยวข้องกับความก้าวหน้าในอนาคต อย่างไรก็ตาม คนทั่วไปมักจะติดกับดักของการเสียเวลาด้วยกิจกรรมในกลุ่มที่ 3 คือ รีบ แต่ไม่สำคัญ เพราะถูกแรงกดดันจากคนอื่น
2
รู้ว่าในแต่ละวันต้องทำอะไรบ้าง
การบริหารเวลาที่ง่ายที่สุดหรือน้อยที่สุด คือ เมื่อตื่นเช้าขึ้นมาควรจะรู้ว่า วันนี้มีงานสำคัญอะไรที่ต้องทำบ้าง เพื่อช่วยให้เราจัดลำดับงานก่อนหลังได้อย่างถูกต้อง โดยพยายามปิดงานที่สามารถส่งต่อให้คนอื่นไปทำงานต่อได้เพื่อไม่เป็นการเสียเวลา และเพื่อให้การบริหารเวลาเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดเราควรจะรู้แผนงานทั้งสัปดาห์ หรือทั้งเดือน เพื่อจัดลำดับงานให้สอดคล้องกันในแต่ละวัน
3
โฟกัสกับงานที่ทำ
เราอาจจะบริหารเวลาโดยการกำหนดระยะเวลาในการทำงานเพื่อเพิ่มความกดดันให้ตัวเอง เช่น งานชิ้นนี้ ต้องทำให้เสร็จภายในครึ่งชั่วโมง โดยในระหว่างที่ทำงานนั้น เราควรจะจำกัดโลกส่วนตัว เพื่อที่จะปิดกั้นตัวเองจากสิ่งรบกวน หนึ่งในสิ่งรบกวนที่พบบ่อย เช่น เวลามี Email เข้ามา เรามักจะเปิดอ่านทันที หลายครั้งเนื้อหาใน Email มักทำให้เราหลุดโฟกัสจากงานที่ทำอยู่ตรงหน้าได้ง่าย ๆ ซึ่งตัวอย่างวิธีจัดการ Email อย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่
- ลดเวลาในการเช็ก Emailโดยกำหนดเวลาเป็นวันละสามเวลา แทนที่จะเช็กทั้งวัน
- จัดเก็บ Mailbox ให้สะอาดโดยจัดระเบียบให้เป็นหมวดหมู่ เช่น แบ่ง Folder เป็น To-do, Archives
- “Two Minutes Rules” แนวคิดจาก David Allen ผู้แต่งหนังสือเรื่อง Getting Things Done โดย David แนะนำว่า ถ้าอะไรที่สามารถทำให้เสร็จได้ภายในสองนาที ก็ให้ตัดใจทำให้เสร็จไป ถึงแม้จะไม่ใช่เรื่องสำคัญก็ตาม เช่น ถ้าเราได้รับ Email ที่สามารถตอบได้ภายในสองนาที ก็ควรทำทันที เพราะหากเราเก็บ Email ไว้เพื่อตอบทีหลัง อาจต้องเสียเวลามากกว่าสองนาทีในการที่จะต้องกลับมาอ่านใหม่อีกรอบ ในทางตรงข้าม ถ้าเป็น Email ที่ต้องใช้เวลาตอบนาน ก็ให้เก็บไว้ใน To-do List แล้วค่อยมาตอบทีหลัง ซึ่งจะช่วยให้เราสามารถบริหารเวลาได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นครับ
4
หาตัวช่วยเพื่อช่วยลดเวลาทำงาน
- ใช้ผู้เชี่ยวชาญ งานบางอย่างอาจจะทำเองได้ แต่ถ้าทำได้ไม่ดีก็ควรส่งต่อให้ผู้เชี่ยวชาญ สู้เก็บแรง และเก็บเวลาไปทำสิ่งที่เราถนัดจะดีกว่า เช่น อยากลงทุน แต่ไม่มีเวลาติดตามก็สามารถพิจารณาซื้อกองทุนที่ดูแลโดยผู้เชี่ยวชาญ ทั้งสบายใจ ทั้งได้ผลตอบแทนที่ดี
- เรียนรู้จากผู้มีประสบการณ์ ในกรณีที่ต้องการเริ่มทำเรื่องบางเรื่อง การศึกษาจากผู้มีประสบการณ์จะช่วยให้เราประหยัดเวลาจากการลองผิดลองถูกได้ ไม่ว่าจะผ่านการพูดคุย หรือการอ่านหนังสือ
- ใช้เทคโนโลยีช่วย หัดใช้โปรแกรม หรือ Application เพื่อช่วยให้ทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
- กระจายงาน ส่งต่องานที่เหมาะกับความสามารถของคนในทีมก็เป็นการบริหารเวลาอย่างหนึ่ง นอกจากจะเป็นการลดภาระของเราเพื่อจะได้ไป Focus กับสิ่งที่เราควรจะทำมากกว่า ยังเป็นการฝึก และสร้างประสบการณ์ให้รุ่นน้องในทีมอีกด้วย
5
ลดเวลาจากสิ่งที่ไม่ควรเสียเวลา
มีหลาย ๆ กิจกรรมในหนึ่งวันที่เราสามารถเอาเวลาคืนมาได้ ซึ่งจะช่วยให้เราบริหารเวลาได้ดียิ่งขึ้น เช่น
- การเดินทาง หนึ่งในกิจกรรมเสียเวลาของคนเมือง หากคุณเป็นคนหนึ่งที่ใช้เวลาในการเดินทางมากในแต่ละวัน ลองคิดบริหารเวลาในการเดินทางใหม่ โดยการพิจารณาดูว่า เราจะลดเวลาสำหรับการเดินทางได้อย่างไรบ้าง เช่น ปรับเปลี่ยนวิธีการเดินทาง, เปลี่ยนช่วงเวลาการเดินทาง, เปลี่ยนที่พัก (หากเช่าหออยู่), ตรวจสอบสภาพการจราจรก่อนการเดินทาง ทั้งวิทยุ หรือ Application นอกจากนี้ เรายังสามารถใช้ Technology ในการสื่อสาร เพื่อลดเวลาในการเดินทาง ไม่ว่าจะเป็นการโทรศัพท์, LINE หรือ Tele-conference
- เตรียมตัวให้พร้อมหากเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร เพื่อป้องกันการเสียเวลาจากการเดินทางฟรี ไม่ใช่เรื่องสนุกแน่ เวลาที่เราไปถึงที่หมาย แล้วพบว่า เราลืมนำเอกสารสำคัญมาด้วย
- ใช้เวลารับประทานอาหารเป็นเวลานาน ๆ เป็นประจำ หลายคนชอบออกไปรับประทานอาหารกลางวันไกล ๆ จากออฟฟิศ อย่างไรก็ลองปรับลดดูบ้างนะครับ กินอาหารง่าย ๆ เร็ว ๆ บ้างก็ได้ ประหยัดทั้งเงินทั้งเวลา
- เช็ก Social ตอบ LINE ตลอดเวลา ไม่ว่าจะเช้า สาย กลางวัน บ่าย เย็น ถึงบ้าน ก่อนนอน ไม่นับเวลาพัก และอื่น ๆ อีก ถึงจะดูครั้งละ 5 นาที แต่รวม ๆ แล้ว ก็เสียเวลาเป็นชั่วโมงต่อวันได้เหมือนกันนะครับ
เพราะในหนึ่งวันมีเวลาจำกัดเพียง 24 ชั่วโมง การบริหารเวลาจึงสำคัญ ทุก ๆ อย่างที่เราคิดจะใช้เวลาไปกับมัน จึงควรเป็นสิ่งที่เราตัดสินใจแล้วว่าเป็นสิ่งสำคัญ ถึงแม้ว่ามันจะมีสาระหรือไม่มีสาระบ้างก็ตาม วันนี้ลองหันกลับมามองดูตัวเองกันครับว่า เราบริหารเวลาและจัดสมดุลระหว่างชีวิตการทำงาน และชีวิตส่วนตัวได้ดีแค่ไหน และที่สำคัญ เรามีความสุขกับชีวิตที่เป็นอยู่แล้วหรือยัง