การพัฒนาตัวเองอย่างต่อเนื่องจะทำให้องค์กรอยู่รอดได้อย่างยั่งยืน การส่งต่อธุรกิจหรือขยายธุรกิจร่วมกับนักลงทุนต่อไปก็ง่ายดาย ปัญหาที่ SME ในยุคนี้มักเจอ คือ รุ่นก่อตั้งองค์กรไม่ยอมวางมือ หรืออยากวางมือ แต่ก็ไม่เชื่อมั่นรุ่นลูกตัวเองว่าจะรักษาและขยายธุรกิจได้หรือไม่ ภาพที่ติดตา คือ ลูกแหง่ที่รุ่นก่อตั้งเคยเลี้ยงดู ตอนนี้กำลังเติบโตขึ้นมารับไม้ต่อ ปัญหาที่ลูกหลานได้รับ คือ บารมีไม่เพียงพอ เนื่องจากลูกน้องเก่าหลาย ๆ คนเห็นรุ่นที่ 2 ตั้งแต่เป็นเด็กฟันยังไม่สิ้นกลิ่นน้ำนมกันเลย แล้วจะมาบริหารธุรกิจได้อย่างไร
ผมขอยกกรณีศึกษาตัวอย่าง คุณพ่อทำธุรกิจชิ้นส่วนยานยนต์ที่เคยรุ่งเรืองในอดีตมายาวนานกว่า 35 ปี วันหนึ่งท่านเสียไป ก็ส่งต่อธุรกิจให้ลูกหลาน 3 พี่น้องช่วยกันดูแล พี่คนโต บริหารโรงงาน พี่คนกลาง บริหาร จัดซื้อ การเงินและบัญชี ส่วนน้องคนสุดท้าย ดูแลเครื่องจักรและสาธารณูปโภค
ปัญหาที่หมักหมมเป็นดินพอกหางหมูมานานเริ่มส่งกลิ่น โรงงานไม่สามารถผลิตสินค้าได้ตามเป้าหมาย เนื่องจากเครื่องจักรเสื่อมประสิทธิภาพและประสิทธิผลตกต่ำจากการใช้เครื่องจักรอย่างบ้าคลั่ง เปิด 3 กะตลอด 24 ชั่วโมงมานานหลายสิบปี การวางผังโรงงานไม่เอื้อให้ทำงานอย่างราบรื่น เนื่องจากโรงงานค่อย ๆ ขยาย ทำให้แต่ละแผนกอยู่ผิดที่ผิดทาง ลูกค้าสั่งสินค้าเข้ามาอย่างต่อเนื่อง แต่ก็ไม่มีสินค้าจะส่งไปขาย
ในแต่ละกระบวนการผลิต มีงานระหว่างทำ (Work-in-process: WIP) ที่ยังผลิตไม่เสร็จเป็นจำนวนมากกว่า 20 ล้านบาท (ทั้งที่เราสามารถดูบัญชี งบดุลในหมวดสินค้าคงคลัง สินค้าระหว่างกระบวนการ) เงินจึงไปจมอยู่ที่ WIP ไม่มีเงินไปซื้อวัตถุดิบเพิ่ม เริ่มติดหนี้ผู้จัดหาวัตถุดิบ ส่วนกำไรต่อชิ้นก็ต่ำลงเรื่อย ๆ เหลือน้อยกว่า 3% เนื่องจากมีคู่แข่งเข้ามาในตลาดมากขึ้น ใช้นวัตกรรมทางการผลิต และนำเข้าเทคโนโลยีใหม่ ๆ ทำให้ต้นทุนต่อหน่วยต่ำกว่า จึงตีตลาดด้วยการทำสงครามราคา (ต้นทุนต่อหน่วยต่ำกว่าจึงลดราคาลงเล็กน้อย แต่ก็ยังมีกำไรมากกว่าโรงงานตัวอย่างนี้) ทั้งยอดขายจากการส่งออกที่ในอดีตเป็นยอดขายหลักก็เริ่มตกต่ำ
ผมเข้าไปวินิจฉัย และเริ่มปรับทัศนคติให้ผู้บริหารและหัวหน้างานระดับกลางเรียนรู้การจัดการแบบลีน เริ่มจากการเรียนรู้ การสร้างคุณค่าจากงาน แนวคิดแบบลีน (Lean Thinking) จะเน้นการสร้างคุณค่า และขจัดความสูญเปล่า (Wastes) ทั้ง 8 ประการ โดย Jeffrey Liker ได้นำเสนอไว้ในหนังสือวิถีแห่งโตโยต้า (The Toyota Way) ได้แก่
- งานที่ต้องแก้ไข (Defect)
- การผลิตสินค้ามากเกินความต้องการ (Over production)
- การรอคอย (Waiting)
- ความคิดสร้างสรรค์ของทีมงานที่ไม่ได้นำมาใช้ประโยชน์ (Non-utilized Talent)
- การขนย้ายบ่อย ๆ (Transportation)
- สินค้าคงคลังมากเกินไป (Inventory)
- การเคลื่อนไหวที่ไม่จำเป็น (Motion)
- ขั้นตอนซ้ำซ้อนไม่ถูกต้อง (Excess Processing) หรือจำได้ง่าย ๆ โดยการนำตัวอักษรภาษาอังกฤษตัวแรกของทุกข้อมาเรียงกัน ได้เป็นคำว่า “DOWNTIME” หรือ เวลาที่เสียเปล่าไม่ได้เกิดการสร้างคุณค่าใด ๆ
ความสูญเปล่า 8 ประการ
ที่มา: สิริพงศ์ จึงถาวรรณ, 2560, LEAN ลดต้นทุนธุรกิจ งานเสร็จไว กำไรพุ่ง,
กรุงเทพมหานคร: สำนักพิมพ์ Dดี.
แนวคิดลีนนี่แหละที่ทำให้ SME ในประเทศญี่ปุ่นมีประสิทธิภาพในการแข่งขันสูงติดอันดับโลก (World Class) ดังที่ Taiichi Ohno อดีตผู้อำนวยการผลิตของโตโยต้าเคยกล่าวไว้ว่า “การพิจารณาช่วงเวลาตั้งแต่ที่ลูกค้าสั่งซื้อ จนถึงเมื่อรับเงินจากลูกค้า และเราจะลดช่วงเวลานั้นให้สั้นลงได้โดยการกำจัดความสูญเปล่า”
ผมจึงได้ริเริ่มโครงการพัฒนาองค์กร ขึ้นมา 3 โครงการ
1. การเพิ่มผลิตภาพ (Productivity) ลดงานที่ไม่สร้างคุณค่า เช่น งานซ้ำซ้อน ทำซ้ำ งานแก้ไขสินค้าที่ไม่ได้คุณภาพ การจัดพนักงานปฏิบัติงานให้เหมาะสมกับปริมาณงานทำให้ต้นทุนต่อหน่วยด้านแรงงานลดลง
2. การจัดการสินค้าคงคลัง พบว่า มีงานที่โดนลูกค้าเคลมกลับมามากกว่า 10 ล้านบาท จึงให้พนักงานแงะเอาชิ้นส่วนที่ใช้ได้นำไปผลิตชิ้นงานตัวใหม่ (ผมใช้คำว่า “แยกทอง ออกจากขยะ”) ทำให้ต้นทุนต่อหน่วยด้านวัตถุดิบต่ำลง
3. วางผังโรงงานใหม่ เพื่อปรับผังฮวงจุ้ยทิศทางการส่งต่อของงานให้เหมาะสม ไม่มีการกีดขวาง และย้อนไปย้อนมา ทำให้งานลื่นไหลได้อย่างต่อเนื่องไม่มีสิ่งกีดขวางกระบวนการ
เบื้องต้นประเมินแบบคร่าว ๆ คิดว่า โรงงานจะสามารถเพิ่มผลิตภัณฑ์ได้มากกว่า 10% จากการลดงานซ้ำซ้อน และจากการเคลียร์สต็อกสินค้าที่ไม่เคลื่อนไหว (Deadstock) ที่สามารถเอาไปผลิตสินค้ารุ่นใหม่ที่ลูกค้าต้องการ ทำให้เริ่มมีกระแสเงินสดมาช่วยหมุนเวียนต่อลมหายใจ เพราะสินค้าที่ขายให้ลูกค้า ลูกค้าขอเครดิตสูงถึง 4 เดือน (ยอดขายต่อวัน 50,000 บาท ระยะเวลา 120 วัน ทำให้ต้องใช้เงินทุนหมุนเวียนสูงถึง 6 ล้านบาท)
เมื่อเราจัดการระบบของเราให้ทำงานได้คล่องตัวขึ้นแล้ว หากมีสิ่งที่สามารถมาเสริมเพิ่มเติมพลังในการทำธุรกิจได้ ก็น่าจะดี ผมขอแนะนำบริการ
Krungsri Biz Online ที่ช่วยให้ SME ไม่เสียเวลาในการจ่ายเงินเดือนลูกน้อง แถมตรวจสอบยอดการจ่ายได้อย่างง่ายดาย เพียงปลายนิ้วสัมผัส ติดตามการจ่ายเงิน เห็นต้นทุนแรงงานชัดเจน ทำให้การบริหารการเงินมีประสิทธิภาพมากขึ้น