ปัญหาคอขวด.. หนึ่งในปัญหาโลกแตกที่ทำให้งานไม่เดิน ซึ่งสาเหตุของปัญหานี้อาจเป็นเพราะว่าคุณเป็นผู้มีอำนาจสูงสุดในการตัดสินใจ หรือเป็นเพียงคนเดียวของแผนก หรือถูกทิ้งให้เหลือเพียงคนเดียวในแผนก งานเลยโถมใส่คุณแบบไม่ยั้ง จึงทำให้คุณไม่มีเวลากระดิกตัวไปเคลียร์งานในส่วนอื่น ๆ หรือไม่สามารถตอบคำถามกับฝ่ายอื่น ๆ ที่มาติดต่อได้ทันที เป็นผลให้ผลงานออกมาล่าช้า งานสะดุด แถมยังมีสิทธิ์โดนต่อว่าอีกด้วย ใครที่กำลังเผชิญกับปัญหาคอขวดนี้อยู่ เรามีวิธีแก้มาฝากกันครับ
เรียงลำดับความสำคัญของงานและทำเช็คลิสต์
คำถามเป็นร้อยที่ประดังประเดเข้ามา คุณจะต้องจดลงไปในสมุดทุกคำถามเพื่อกันลืมและจัดแบ่งให้เป็นหมวดหมู่ตามแต่ละโปรเจกต์เพื่อง่ายต่อการติดตามว่า ตอนนี้กระบวนการไปถึงไหนแล้ว โดยเรียงลำดับความสำคัญให้ดีว่าคำถามจากแผนกไหนที่ควรรีบตอบก่อน จากนั้นก็ทำเครื่องหมายในช่องเช็คลิสต์สำหรับคำถามหรืองานที่ทำไปเรียบร้อยแล้ว และจำไว้เสมอว่า ให้พกสมุดหรือดาวน์โหลดแอปพลิเคชันเช็คลิสต์ติดมือไว้เสมอ รับรองว่าไม่ตกหล่นสักคำถามอย่างแน่นอน
พยายามเป็นผู้ให้ ก่อนที่จะมีคนขอ
พูดง่าย ๆ คือ ทำตัวให้ Proactive เข้าไว้ เริ่มตั้งแต่คุณได้รับบรีฟโปรเจกต์ใหม่มาเมื่อไหร่ ให้คุณจินตนาการภาพของงานที่จะเกิดขึ้นในอนาคตไว้ล่วงหน้า แล้วจะทำให้คุณนึกภาพออกว่า คุณจะต้องลงมือทำอะไรบ้าง ติดต่อประสานงานกับแผนกไหนบ้าง ดังนั้น เมื่อคุณรู้อย่างนี้แล้ว ให้คุณรีบจัดเตรียมสิ่งที่แผนกอื่นต้องการแล้วส่งให้เขาก่อนที่เขาจะมาตามขอจากคุณ
หาคนรับผิดชอบแทนในกรณีที่คุณไม่อยู่
เมื่อไหร่ที่คุณลาพักร้อนหรือต้องไปทำงานข้างนอก ห้ามหายตัวไปเฉย ๆ เด็ดขาด มิฉะนั้น ปัญหาคอขวดจะแน่นจนแทบระเบิด ให้คุณฝากเรื่องและทิ้งเบอร์ติดต่อบุคคลที่สามารถทำหน้าที่แทนคุณได้ในระหว่างที่คุณไม่อยู่ แต่ทางที่ดีให้รีบเคลียร์ความรับผิดชอบให้เสร็จก่อนจะลาพักร้อนดีกว่า จะได้ไม่เป็นภาระของคนอื่น
เรียนรู้วิธีการเจรจา
ทำงานเก่งอย่างเดียวไม่พอ ต้องสื่อสารเก่งด้วย เพราะการสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพทำให้สามารถดำเนินงานไปได้อย่างราบรื่น ในกรณีที่คุณไม่สามารถหาคำตอบให้กับแผนกอื่น ๆ ได้ทัน จะต้องดึงเทคนิคการเจรจาต่อรองมาช่วย เพื่อหาทางออกที่ดีที่สุดสำหรับทั้งสองฝ่าย
ทั้งหมดนี้ คือ วิธีการแก้ปัญหาคอขวดในแบบ Professional ที่ช่วยให้คุณเคลียร์คำถามจากทุกแผนกได้หมดทุกคำถามโดยไม่มีตกหล่น ซึ่งจะนำไปสู่การสร้างผลงานที่น่าชื่นชมให้กับองค์กรได้ในที่สุด (เพิ่มทักษะและไหวพริบในการทำงานจากการอ่านบทความได้
ที่นี่)