หน้าหลัก Plearn เพลิน > Business > Management > “รักษา” และ “ปรับการทำงาน” ของทีมอย่างไรให้เวิร์คในช่วงวิกฤต
0 Share
0

ในยามที่บริษัทนั้นต้องเผชิญกับช่วงเวลาที่ยากลำบาก ช่วงเวลาที่ท้าทาย หรืออยู่ในโหมดของสงครามนั้น มีหลายสิ่งหลายอย่างมากมายที่เหล่าผู้ประกอบการต้องทำเมื่ออยู่ในสภาวะ “วิกฤต” ตั้งแต่การดูเรื่องของกระแสเงินสด, การปรับกลยุทธ์, การหาช่องทางในการขายใหม่ ๆ, ปรับเปลี่ยนแผนการตลาด, ควบคุมต้นทุน ไปจนถึงเรื่องของการนำเทคโนโลยีหรือเครื่องมือต่าง ๆ มาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพให้กับธุรกิจ

ทุกสิ่งที่กล่าวมาข้างต้นล้วนแล้วแต่เป็นสิ่งที่ผู้ประกอบการไม่ว่าจะน้อยหรือใหญ่นั้นก็ต้องทำ ต้องหันกลับมามองมาใส่ใจมากขึ้น และหลายอย่างก็เรียกได้ว่าต้องคอยติดตาม คอย Monitor กันแบบรายวันเลยก็ว่าได้

เอาจริง ๆ ในช่วงของวิกฤตทุกอย่างดูเหมือนจะเป็นเรื่องสำคัญและเร่งด่วนไปซะทุกเรื่องเลยใช่ไหมครับ แต่โดยส่วนตัวจากประสบการณ์ของผมเอง มีเรื่องหนึ่งที่ผมคิดว่ามีความสำคัญเรียกได้ว่าแทบจะมากที่สุดเลยก็ว่าได้คือเรื่องของ “คน” หรือ “ทีมงาน” ครับ ไม่ใช่เรื่องอื่นสำคัญน้อยกว่านะครับ แต่หากปราศจากทีมที่ดีทั้งหมดที่ว่ามาเราคงไม่สามารถที่จะทำได้จริงไหมครับ

ในบทความนี้เลยอยากที่จะมาเขียนเรื่องของ “ทีม” ครับ โดยอยากจะมาเล่าให้ฟังกันครับว่า ในช่วงเวลาที่ยากลำบากเช่นนี้เราจะ “รักษา” และ “ปรับการทำงาน” ของทีมอย่างไร

รักษาทีมงานของคุณ

สาเหตุที่เริ่มจากเรื่องนี้ก่อนก็เพราะว่า หลายครั้งเมื่อเราอยู่ในโหมดของสงคราม เรามักจะเร่งทำทุกอย่างแบบทันที เรียกได้ว่านึกอะไรออกก็ต้องทำ ต้องลุยกันแบบทันท่วงที ทำงานหนักขึ้น, ชั่วโมงการทำงานมากขึ้น, โปรเจกต์เยอะขึ้น แน่นอนว่าเรื่องเหล่านี้เป็นเรื่องที่ต้องเกิดขึ้นอย่างแน่นอนในช่วงวิกฤตเพื่อให้บริษัทสามารถผ่านพ้นไปได้ (ถ้าทำเท่าเดิมอาจจะไม่รอด และถ้าบริษัทไม่รอดทุกคนก็ตกงานกันหมด)

ในระหว่างที่เรากำลังเปิดโหมดรบ ทั้งรุก ทั้งตั้งการ์ด เรียกได้ว่ามีกลเม็ดเคล็ดลับอะไรก็งัดออกมาใช้แบบไม่มีกั๊กนั้น ไม่ได้ทำให้พาร์ทในส่วนของการ “รักษาทีม” มีความเข้มข้นน้อยลงแต่อย่างใด (โดยส่วนตัวรู้สึกว่าเรื่องนี้ต้องเข้มข้นขึ้นอีกซะด้วยซ้ำ) เพื่อไม่ให้ทีม burnout, สูญเสีย Performance, เหนื่อยหน่าย หรือแม้กระทั่งลาออกไปซะก่อน

และไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ประกอบการ SME หรือเป็นหัวหน้าที่ทำงานอยู่ในองค์กร ผมคิดว่าพาร์ทของการรักษาทีม (ทั้งในช่วงเวลาปกติและวิกฤต) นั้นจะมีทั้งหมด 6 ข้อหลัก ๆ ด้วยกัน คือ
  1. ทำให้ทีม Connect กันเสมอ: รักษาการมีส่วนร่วม และทำให้ทุกคนในทีมยังคงรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของทีมอยู่เสมอ เรื่องนี้อาจจะต้องมาคิดกันให้จริงจังโดยเฉพาะในกรณีที่ต้อง work from home ว่าจะทำอย่างไรไม่ให้ทุกคนรู้สึกว่าต่างคนต่างทำงาน เช่น อาจให้ทีมมีประชุมสั้น ๆ ในทุกวัน เพื่ออัปเดตงานของตัวเองในทุกเช้า

  2. เมื่อมีความผิดพลาดอย่าจ้องแต่จะหาคนผิด: ในช่วงเวลาของการฝ่าฟันวิกฤต แน่นอนว่าทีมจะต้องทำงานมากขึ้น มี workload ที่เยอะขึ้น การตัดสินใจต่าง ๆ นั้นก็ต้องอาศัยความรวดเร็วมากขึ้น ต้องรีบทำ รีบทดสอบไอเดียใหม่ ๆ อยู่เสมอ ซึ่งมีโอกาสที่จะเกิดความผิดพลาดขึ้นได้ แต่เมื่อเกิดความผิดพลาดแล้ว เรากำลังช่วยกันแก้ไข ปรับปรุง หรือเปล่า หรือหัวหน้าทีมมัวแต่คอยจ้องแต่จะหาคนผิด (ไม่นับคนที่ทำผิดเรื่องเดิมซ้ำ ๆ นะครับ)

  3. แม้ว่าจะยุ่งแค่ไหน Feedback Session ยังคงต้องมี: หลายครั้งเมื่องานทุกอย่างดูวุ่นวาย ทุก โปรเจกต์ถาโถมเข้ามาแบบไม่มีพัก ก็มักจะทำให้เรามองข้ามเรื่องพื้นฐานที่สำคัญมาก ๆ ไป คือ อาจจะไม่ได้ลืม แต่อาจจะคิดว่าเอาไว้ก่อนล่ะกัน เดี๋ยวว่าง ๆ ค่อยกลับมาทำก็ได้ ใช่ครับบางเรื่องเอาไว้ก่อนได้ แต่ไม่ใช่กับเรื่อง Feedback Session

    เพราะระหว่างที่ทีมของเรากำลังตั้งหน้าตั้งตาทำทุกอย่างนั้น ในฐานะหัวหน้าทีมคุณจะไม่สามารถรู้ได้เลย (เพราะหัวหน้าเองก็วุ่นมาก) ว่าอะไรที่คนในทีมติด หรือความช่วยเหลืออะไรที่คนในทีมต้องการ ซึ่งอาจจะทำให้คุณพลาด insight ที่สำคัญบางอย่างในการรันทีมไปได้ เรื่องนี้ยิ่งทีมใหญ่ยิ่งต้องให้ความสำคัญให้มากครับ

  4. สร้างความเชื่อมั่นให้กับทีม: เรื่องนี้เป็นเป็นเรื่องที่ผมได้ข้อมูลมาจากการทำ Feedback กับคนในทีมของผมเองเลย ซึ่งตัวผมเองก็พยายามทำเรื่องนี้อย่างมาก ซึ่งความหมายของคำว่า “ความเชื่อมั่น” นั้น ก็แปลได้แบบตรงตัวเลยครับ คือ ไม่ว่าสิ่งใดที่ทีมกำลังทุ่มเททำมันอยู่ในตอนนี้ คุณในฐานะของหัวหน้าได้สร้างความเชื่อมั่น และความมั่นใจให้กับทีมเพียงพอหรือเปล่า ทีมของคุณเชื่อจริง ๆ ไหมว่า สิ่งที่กำลังทุ่มเททำอยู่นั้นจะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่ดีขึ้นในวันข้างหน้า หรือมีเพียงแค่คุณคนเดียวที่รู้สึกแบบนั้น…

    ไม่ได้หมายความว่าทุกโปรเจกต์จะต้องเกิด ต้องสำเร็จไปซะหมด เพียงแต่ทุกครั้งที่เราทำ หรือไม่ทำอะไร (ยกเลิกโปรเจกต์) เราได้สื่อสารถึงสาเหตุของการทำสิ่งต่าง ๆ เหล่านี้มากเพียงพอหรือยัง

  5. มองเห็นทุกคนในทีม: คำทักทายดั้งเดิมของชาว Zulu ในแอฟริกาใต้คือ Sawubona ซึ่งมีความหมายว่า “เราเห็นคุณ” เรื่องนี้เป็นเรื่องที่อาจจะดูเล็กน้อย แต่มีความสำคัญมากนะครับ เพียงแค่ทักทายหรือพูดคุยกันเล็กน้อยในตอนเช้าที่พบเจอกัน ถามไถ่ในเรื่องทั่วไปบ้าง (คุยเรื่องงานได้ แต่ไม่ใช่ตามงานนะครับ) หรือในกรณีที่ต้อง Work from home ระหว่างที่ Meeting ผ่าน Video Conference ก่อนที่จะเข้าประเด็น อาจจะเริ่มต้นด้วยการพูดคุยกันในเรื่องอื่น ๆ สักเล็กน้อยก่อนเข้าการประชุมก็สามารถทำได้เช่นกันครับ

    เพราะการทักทาย การพูดคุยในเรื่องทั่วไปกับคนในทีมบ้าง จะทำให้คนในทีมรู้สึกและรับรู้ได้ครับว่า หัวหน้า หรือผู้บริหาร “มองเห็น” เขาครับ

  6. การพักยังคงเป็นเรื่องที่สำคัญ: จริงอยู่ว่าในช่วงวิกฤต การทำงานแบบเดิม ๆ คงไม่สามารถทำให้เราสามารถผ่านพ้นวิกฤตไปได้ ดังนั้นงานต้องหนัก ทุกอย่างต้องเข้มข้นขึ้น แต่เชื่อเถอะครับว่า มนุษย์ยังไงก็ต้องพักผ่อนบ้างครับ

    คำว่าพักผ่อนของผมนั้นไม่ได้หมายถึงการลาพักร้อน 7 วัน หรือลดงานลง ไม่ใช่แบบนั้นนะครับ เพราะช่วงวิกฤตต้องยอมรับว่าเราคงทำแบบนั้นกันไม่ได้ (แน่นอนว่าสามารถทำได้ในสภาวะปกติ) แต่คำว่าพักที่ผมหมายถึงก็คือควรมีช่วงเวลาที่คุยเรื่องอื่นบ้างนอกจากงาน อาจจะมี Session เล็ก ๆ ให้ทีมได้นั่งเล่นบอร์ดเกม หรือเล่น UNO บ้าง ถ้าคนในทีมคนไหนที่มี Workload มาก ๆ ก็อาจจะหาทางช่วยกระจายงานออกมาบ้าง

    เพราะอย่างที่บอกครับตราบใดที่เรายังคงเป็นมนุษย์ การพักผ่อนยังคงเป็นสิ่งที่สำคัญและจำเป็นครับ

ปรับการทำงานของทีมในช่วงวิกฤต

นอกจากเรื่องของการ “รักษา” แล้วอีกเรื่องหนึ่งที่มีความสำคัญไม่แพ้กันก็คือเรื่องของการ “ปรับการทำงานของทีม” ครับ โดยมี 5 ข้อหลัก ๆ ที่ผมคิดว่าเราควรที่จะโฟกัสเป็นพิเศษเมื่อกำลังอยู่ในสภาวะวิกฤตครับ
  1. Rotate & Upskill: ข้อนี้จะค่อนข้างสำคัญสำหรับธุรกิจที่ได้รับผลกระทบรุนแรงจากวิกฤต อย่างเช่นในกรณีของ โควิด-19 ที่เรากำลังเผชิญอยู่ตอนนี้ ทำให้หลายธุรกิจไม่สามารถที่จะเปิดให้บริการได้ เมื่อโปรเจกต์หรือสิ่งที่ทำอยู่ไม่สามารถที่จะทำได้อีกต่อไปรายได้ก็หดหายแบบทันที ฉะนั้นการเปลี่ยนหรือหมุนเวียนคนในทีมเพื่อไปทำสิ่งอื่นที่สามารถสร้างรายได้ให้กับธุรกิจได้เป็นสิ่งที่ต้องทำ ซึ่งบางสิ่งก็อาจจะสามารถทำได้เลย บางสิ่งก็อาจจะต้องมีการเพิ่มทักษะอยู่บ้าง

  2. พิจารณาปรับเรื่อง Workflow ของทีม: เพื่อทำให้ทีมสามารถทำงานได้คล่องตัวมากที่สุด การปรับเรื่องของ Workflow เป็นสิ่งที่สำคัญครับ อะไรที่ติด อะไรที่ขัด อะไรที่ทำให้ทีมของคุณไม่สามารถทำงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ ควรจะต้องพิจารณาปรับและตัดออกแล้วล่ะครับ สำหรับใครที่ทำเรื่องนี้อยู่แล้วอย่างสม่ำเสมอถือว่าเป็นเรื่องที่ดีครับ แต่สำหรับหัวหน้าทีมคนไหนที่ไม่เคยมานั่งดูเรื่องนี้อย่างจริงจังเลย ช่วงเวลาที่เกิดวิกฤตนี้ล่ะครับ จะเป็นตัวบังคับให้เราต้องกลับมามองเรื่องนี้แบบจริง ๆ จัง ๆ ซะที

  3. ตัดงานที่ไม่สำคัญของทีมออก: อันนี้อาจจะฟังดูขัด ๆ กับตอนแรกที่บอกว่าในช่วงวิกฤตเราต้องทำหลายโปรเจกต์ ต้องทำงานเยอะขึ้น มากขึ้น...ใช่ครับ โปรเจกต์เยอะขึ้น แต่ไม่ได้หมายความว่าเราจะต้องเก็บโปรเจกต์ที่ไม่สำคัญ หรือไม่มี value พอที่จะทำไว้ ฉะนั้นลิสต์ออกมาเลยครับ ว่าตอนนี้ทีมกำลังทำโปรเจกต์อะไรอยู่บ้าง และอันไหนที่สามารถตัดออกได้ (ถ้าทุกอย่างสำคัญ นั่นคือไม่มีอะไรที่สำคัญจริง ๆ)

  4. อำนวยความสะดวกให้มากที่สุด: อันนี้เรียกได้ว่าเป็นงานพื้นฐานของหัวหน้าในยุคนี้เลยก็ว่าได้ คือ ทำอย่างไรก็ได้ให้ทีมของคุณสามารถทำงานออกมาได้เต็ม Performance ที่สุด กฎระเบียบต่าง ๆ อันที่หย่อนได้ก็หย่อน อันที่ยกเลิกได้ก็ยกเลิก ยิ่งกฎบางอันที่ตั้งมาเพื่อกันคนทำผิดเพียงคนเดียว แต่ใช้กับคนทั้งทีม (คือทำให้คนอื่น ๆ เขาวุ่นวายไปหมด) ควรที่จะต้องพิจารณาให้มากครับ
สุดท้ายแล้วไม่ว่าจะเป็นบริษัทเล็กหรือใหญ่ เมื่อต้องเผชิญกับวิกฤต หรือช่วงเวลาที่ท้าทาย ประเภทแบบ one man show มาคนเดียวโดด ๆ แล้วสามารถกอบกู้บริษัทหรือธุรกิจได้เลยนั้นแทบจะเป็นไปไม่ได้ (ถึงมีก็น้อยมาก) ฉะนั้นจง “รักษา” และช่วยทีมของคุณ “ปรับการทำงาน” ให้ดี เพราะว่าทีมที่ดีนี่ล่ะ ที่จะทำให้บริษัทสามารถก้าวพ้นวิกฤตไปได้

ก่อนจบผมขอทิ้งท้ายด้วยคำพูดที่ทรงพลัง จากบุรุษผู้เป็นตำนานแห่งวงการกีฬาคนสำคัญของโลก อย่าง Michael Jordan ที่เคยกล่าวไว้ว่า
 
"Talent wins games, but teamwork and intelligence win championships."

"ความสามารถพิเศษจะทำให้คุณชนะเกม แต่ทีมเวิร์กและสติปัญญาจะทำให้คุณคว้าแชมป์"
Powered By